時間：2022-05-17 20:50:58
導(dǎo)語：在學(xué)校檔案升級驗收的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：高職院校；干部人事檔案；管理與利用
Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.
Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof
前言
近年來，我國高等職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進(jìn)展，合并升格的高職院校達(dá)1100多所，進(jìn)一步完善了國家的高等教育結(jié)構(gòu)，優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學(xué)校的一項重要工作也存在著許多問題。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
許多合并高職院校是由一些不同學(xué)科、不同層次的學(xué)校（如中等職業(yè)學(xué)校）合并而來，原來的學(xué)校對干部人事檔案沒有自主管理權(quán)，長期以來不能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視，從而出現(xiàn)了諸多問題。
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，專業(yè)人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實現(xiàn)了由被動式管理向主動式管理轉(zhuǎn)變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務(wù)加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設(shè)立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。
（二）檔案管理制度不規(guī)范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。
（三）信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應(yīng)有的作用。
（四）升級達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重
很多學(xué)校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學(xué)校檔案工作起步不同，有的學(xué)校已經(jīng)經(jīng)過了上級部門的檢查驗收，達(dá)到干部檔案管理目標(biāo)一級，二級或三級標(biāo)準(zhǔn)，有的規(guī)模甚至都沒有按新標(biāo)準(zhǔn)整理過，為了達(dá)到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準(zhǔn)確外，檔案管理人員僅技術(shù)加工就有相當(dāng)大的工作量。
二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑
（一）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，提高檔案管理人員素質(zhì)
干部人事檔案是記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關(guān)系到每位教職工的切身利益。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹立起檔案意識，合并高職院校應(yīng)在機構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以充分保證；在檔案經(jīng)費上落實到位，增添必要的硬件設(shè)施；主動關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務(wù)時，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時給以表揚和認(rèn)可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質(zhì)，是做好這項工作的重要依據(jù)。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對在崗人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對高校干部人事檔案管理的新要求。
（二）加強規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平
建立健全一套完整科學(xué)的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應(yīng)時代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
（三）建立信息網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮服務(wù)效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)化，要能實現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當(dāng)前，人事檔案管理系統(tǒng)計算機信息軟件已在大多數(shù)高校使用，但其發(fā)揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術(shù)的人才和從事檔案信息管理構(gòu)件或善于制作檔案管理網(wǎng)頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)（下轉(zhuǎn)第51頁）（上接第43頁）技術(shù)，實現(xiàn)對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。
（四）充實干部檔案管理隊伍
為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現(xiàn)干部檔案升級達(dá)標(biāo)任務(wù)，組織人事部門應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定配備適當(dāng)數(shù)量的專職干部從事此項工作，適當(dāng)時間抽調(diào)部分政治素質(zhì)高、原則性強的同志協(xié)助從事那些耗費時多、工作量大、技術(shù)性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進(jìn)干部人事檔案管理上水平。
【參考文獻(xiàn)】
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一、目標(biāo)任務(wù)的完成情況
（一）綜合目標(biāo)
1、以《檔案法》和《檔案法實施辦法》為依據(jù)，執(zhí)法檢查9個以上單位（部門）的檔案工作。
20__年6月至9月，區(qū)檔案局組織人員先后對區(qū)教育局、密地街辦、區(qū)統(tǒng)計局等9個單位開展了執(zhí)法檢查。從檢查情況來看，大部分單位能認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，但個別單位存在著領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，檔案人員更換頻繁，工作積極性不高，重經(jīng)濟輕檔案的工作觀念一時難以改變。
2、監(jiān)督、指導(dǎo)和認(rèn)定5個以上區(qū)級機關(guān)檔案規(guī)范化建設(shè)。
20__年，區(qū)檔案局按照《四川省機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》積極開展檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化認(rèn)定工作。經(jīng)過努力，已完成了南山街辦、區(qū)公安分局、弄弄坪街辦等10個部門、單位的檔案規(guī)范化認(rèn)定、升級和復(fù)查工作。其中區(qū)公安分局在省一級規(guī)范化檔案考評中以99．2分的高分順利通過認(rèn)定，創(chuàng)造了攀枝花市檔案規(guī)范化工作開展以來全市最好成績，提升了__檔案工作形象。
3、監(jiān)督、指導(dǎo)和認(rèn)定10所以上區(qū)屬學(xué)校檔案規(guī)范化建設(shè)。
截至10月中旬，區(qū)檔案局陸續(xù)完成了對8小、16小、20中小等10所區(qū)屬學(xué)校檔案規(guī)范化建設(shè)的監(jiān)督、指導(dǎo)和認(rèn)定工作。
4、征集5件以上反映__重大社會活動的重要資料入館。
先后完成了《20__年__統(tǒng)計》、《20__年攀枝花市__國民經(jīng)濟統(tǒng)計資料》、《20__年__年鑒》、《四川省攀枝花市__群眾工作資料匯編》、《攀枝花鄉(xiāng)鎮(zhèn)年鑒20__》等資料的征集進(jìn)館工作。目前，正著手爭取將“花雨金沙”晚會光盤資料、“創(chuàng)衛(wèi)”檔案資料作為重大活動檔案進(jìn)館保存。
5、檔案信息化建設(shè)，完成檔案全文數(shù)字化2.5萬件以上。
經(jīng)向市檔案局業(yè)務(wù)處咨詢，該項工作由市檔案局購置相關(guān)掃描錄入設(shè)備后統(tǒng)一開展，現(xiàn)暫不進(jìn)行。盡管如此，我們?nèi)匀槐M最大努力接收了一些單位的檔案目錄數(shù)據(jù)和實體，極大地縮短了檔案查閱時間。
6、查閱利用檔案，接待查閱利用300人次以上。
20__年1月至10月，區(qū)檔案局共提供群眾查閱檔案服務(wù)350余人次，預(yù)計全年至少接待400人次以上。
7、加強宣傳報道工作，上報信息8條以上。
1至10月，區(qū)檔案局在《攀枝花日報》上發(fā)表檔案信息4條，上報區(qū)委辦《__動態(tài)》信息23條，累計份數(shù)25份，已超額完成區(qū)委宣傳部下達(dá)全年目標(biāo)20份的任務(wù)。
8、加強基礎(chǔ)設(shè)施和業(yè)務(wù)建設(shè)，為創(chuàng)建省規(guī)范化建設(shè)一級檔案館標(biāo)準(zhǔn)做好積極準(zhǔn)備。
區(qū)檔案局以書面和口頭方式向區(qū)委、區(qū)政府主管領(lǐng)導(dǎo)匯報了創(chuàng)省一級檔案館的籌備工作情況，此項工作按照領(lǐng)導(dǎo)的要求和指示，正有序地開展。
9、舉辦全區(qū)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班1至2期。
4月份和8月份，區(qū)檔案局先后在區(qū)建管局和銀江鎮(zhèn)舉辦了兩期檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，來自全區(qū)機關(guān)、學(xué)校、鎮(zhèn)、社區(qū)和行政村的近100名檔案人員參加了培訓(xùn)。
10、積極爭取上級專項資金，不低于20__年總額。
檔案系統(tǒng)情況特殊，各級檔案部門經(jīng)費都很緊張，向上級爭取資金支持十分困難?！?．30”地震發(fā)生后，區(qū)檔案局向省、市檔案局書面匯報檔案館和辦公室受損情況并請求支持，由于今年全省各地均不同程度受到地震災(zāi)害波及，目前看來得到上級支持的希望不大。今后如有機會和可能，我們將積極向上級檔案部門爭取必要的資金支持。
（二）保證目標(biāo)
1、全面推行依法行政，切實做好群眾工作。
2、建設(shè)一支團結(jié)、低耗、高效、廉潔的職工隊伍。
3、認(rèn)真做好組織、宣傳、黨風(fēng)廉政建設(shè)、人才、精神文明建設(shè)、
工會、信息、辦理提案和意見、綜治及維護穩(wěn)定工作、保密、政務(wù)服務(wù)等工作。
4、全面完成“三定方案”確定的其它職能工作及區(qū)委、區(qū)政府和上級部門交辦的工作任務(wù)。
20__年，區(qū)檔案局從工作全局出發(fā)，主動服務(wù)和服從于全區(qū)工作大局，努力在單位內(nèi)部營造風(fēng)清氣正、團結(jié)合作的工作局面。一是按照新時期群眾工作要求，認(rèn)真配合區(qū)群眾工作局，做好北京奧運會、殘奧會和紀(jì)念改革開放三十周年期間群眾工作，排除了不穩(wěn)定因素阻礙檔案工作發(fā)展。二是組織學(xué)習(xí)區(qū)紀(jì)委孫超書記在全區(qū)廉政警示教育大會上的講話，加強檔案干部職工隊伍素質(zhì)建設(shè)，以良好的心態(tài)和工作狀態(tài)完成區(qū)委、區(qū)政府交辦的工作任務(wù)。三是以機關(guān)效能建設(shè)為契機，制訂了與當(dāng)前檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的人員考核考勤制度，不斷提高機關(guān)工作效率。
（三）單項目標(biāo)
1、監(jiān)督、指導(dǎo)、參與“創(chuàng)衛(wèi)”后續(xù)檔案資料整理掃尾工作，為“創(chuàng)衛(wèi)”工作的最終完成盡職盡責(zé)。
2、監(jiān)督、指導(dǎo)“創(chuàng)模”檔案資料準(zhǔn)備、歸檔工作和參與論證“創(chuàng)?！睓n案資料迎檢方案，確保“創(chuàng)?！惫ぷ鳈n案順利通過考評驗收。
5月初，在區(qū)檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)、參與下，區(qū)創(chuàng)衛(wèi)辦后續(xù)檔案資料整理工作圓滿結(jié)束，國家愛衛(wèi)會正式命名攀枝花市為國家衛(wèi)生城市，“創(chuàng)衛(wèi)”工作取得圓滿勝利。“創(chuàng)衛(wèi)”工作結(jié)束后，區(qū)檔案局立即將工作重心轉(zhuǎn)移到監(jiān)督、指導(dǎo)“創(chuàng)?！睓n案資料準(zhǔn)備、歸檔工作中，確保“創(chuàng)?！惫ぷ鳈n案順利通過省專家組組織的考評驗收。
（四）超額目標(biāo)
1、在區(qū)委、區(qū)政府的支持下，正著手建立__檔案局愛國主義教育基地，陳列展覽反映__社會風(fēng)貌的圖片資料。
2、經(jīng)過協(xié)調(diào)努力，區(qū)編辦同意在__檔案局增掛“現(xiàn)行文件利用中心”牌子，為居民提供現(xiàn)行文件查閱利用服務(wù)。
二、20__年工作思路
20__年，我們將在20__年工作基礎(chǔ)上，把參與社會主義和諧社會建設(shè)同抓好檔案工作結(jié)合起來，以昂揚的斗志、開拓進(jìn)取的勇氣和奮發(fā)有為的精神狀態(tài)努力開創(chuàng)__檔案工作新局面。20__年工作思路如下：
（一）堅持以人為本為核心，更加關(guān)注民生，促進(jìn)社會和諧，大力推進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。重點抓好社保檔案、醫(yī)保檔案、社區(qū)衛(wèi)生檔案、重大建設(shè)項目檔案等涉及人民群眾根本利益的檔案，逐步建立起覆蓋全區(qū)各個部門、單位的檔案資源體系和方便個人和廣大人民群眾的檔案查詢利用體系。
（二）堅持以全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展為基本要求，促進(jìn)檔案事業(yè)的各個方面齊頭并進(jìn)、共同發(fā)展。既要抓好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，又要搞好檔案工作為區(qū)委、區(qū)政府中心工作服務(wù)；既要運用現(xiàn)代科技手段保護傳統(tǒng)載體的檔案，又要運用傳統(tǒng)手段和方法保護新型電子載體的檔案；既要尊重檔案的形成規(guī)律和保管的原有基礎(chǔ)，又要運用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等手段進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)和利用。
1．1獨立成套
學(xué)校發(fā)展過程中的基建檔案應(yīng)當(dāng)單獨整理立卷，而且各個基建項目的檔案資料也應(yīng)該是獨立的?；n案的整理對象是單位工程，應(yīng)當(dāng)包含工程各個階段的依據(jù)性文件，具體包括準(zhǔn)備、設(shè)計、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。
1．2來源廣泛
高效基建檔案的來源廣泛主要是因為基建工程項目規(guī)模較大，且設(shè)計專業(yè)因素較多。工程項目的整個過程包括從工程項目籌劃到竣工驗收等各個階段，檔案材料來源涉及到各項工作的參與，包括設(shè)計部門論證、政府部門審批、材料設(shè)備單位供貨、施工單位施工以及監(jiān)理單位質(zhì)檢等。
1．3實用性
作為高效基礎(chǔ)工程設(shè)施建設(shè)中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關(guān)于各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的真實性信息，因此具有很強的實用性，在學(xué)校的擴建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。
2高校基建檔案管理工作的問題
2．1缺乏檔案管理意識和規(guī)范的歸檔方法
由于高?；ú块T以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對高?；ü芾砉ぷ鞯恼J(rèn)識和重視，因此在很多高校基建檔案部門往往存在著“重建設(shè)、輕歸檔”的問題。高校基建檔案管理部門往往缺少專業(yè)的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負(fù)責(zé)任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導(dǎo)致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常開展。
2．2檔案管理缺乏準(zhǔn)確性和完整性
高?；椖繌淖畛醯娇⒐ど婕暗降念I(lǐng)域較廣泛、資料來源也比較復(fù)雜，而且工程周期也較長，不僅需要從高校內(nèi)部獲得基建檔案的內(nèi)容，往往與政府部門也有較深的聯(lián)系。高?；ú块T不主動對基本建設(shè)資料信息進(jìn)行收集和歸檔，會丟失許多工程建設(shè)過程中形成的重要信息資料。在工程建設(shè)期間，由于相關(guān)檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識、較強的責(zé)任心以及專業(yè)的知識，往往會分不清一般資料和重要資料，造成對資料的盲目管理，使得資料的真實性和準(zhǔn)確性有所缺失。
2．3缺乏科學(xué)的檔案管理技術(shù)
高校基建檔案管理的日常工作普遍存在被動、單一的特點，管理人員往往對基建檔案進(jìn)行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點投放在教學(xué)設(shè)備和師資力量，而忽略了對高?；n案管理工作的投入，因此，當(dāng)前高校基建檔案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對現(xiàn)代化信息搜索、查詢工具的應(yīng)用還不夠充分，直接導(dǎo)致耗時耗力、效率低的后果。
3強化新形勢下高?；n案管理工作的有效措施
3．1完善基建檔案管理制度
確保高?；n案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵就是完善各種規(guī)章制度。實際操作過程中，由于基建檔案形成周期較長、專業(yè)性較強、涉及單位較多，因此應(yīng)當(dāng)及時指導(dǎo)和約束檔案管理工作的質(zhì)量。承包單位在完成工程項目后，必須嚴(yán)格按照規(guī)范要求，同步進(jìn)行基建檔案管理、工程建設(shè)、竣工驗收等工作。檔案部門應(yīng)當(dāng)注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責(zé)，確保重要技術(shù)資料歸位，如項目施工、安裝以及竣工等技術(shù)。
3．2實施規(guī)范化、同步化
對基建檔案進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真實施同步化和規(guī)范化，保證歸檔文件材料的準(zhǔn)確性和真實性滿足歸檔質(zhì)量要求。具體需要注意的情況如下:需要長期保存的文件應(yīng)當(dāng)用耐久性較強的材料進(jìn)行書寫;保證竣工圖紙編制的規(guī)范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴(yán)重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規(guī)律，根據(jù)文件之間的聯(lián)系合理排列卷內(nèi)文件。為確?；n案材料的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，應(yīng)及時掌握管理工作開展過程中的各準(zhǔn)確文件資料。
3．3提升現(xiàn)代化、科學(xué)化管理水平
實現(xiàn)檔案管理信息化的必要條件就是建設(shè)好基礎(chǔ)設(shè)施，具體包括:操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存儲設(shè)備、信息安全系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等。硬件設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，信息化平臺必須憑借網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、計算機等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設(shè)施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開辟檔案存儲的新途徑，做好檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保衛(wèi)工作。選擇硬件和軟件時，要想充分發(fā)揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標(biāo)為標(biāo)準(zhǔn)，而要預(yù)留一定的升級空間即具備前瞻性。
3．4提升管理隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)
上個世紀(jì)九十年代，國家教委相繼頒布了《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，經(jīng)過十幾年來的實踐，各高校對它分類范疇的界定，客觀上保證了分類體系的連續(xù)性這一優(yōu)勢有了進(jìn)一步的認(rèn)識。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，特別是高職高專院校人才培養(yǎng)工作自身特點的需要，我們也發(fā)現(xiàn)，原來確定的歸檔范圍和保管期限，已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)改革和發(fā)展的需要，給當(dāng)前的檔案管理工作造成了一些困擾。因此，筆者認(rèn)為，高職高專院校應(yīng)在繼續(xù)保持《實體分類法》和《工作規(guī)范》特點優(yōu)勢的前提下，適應(yīng)當(dāng)前人才培養(yǎng)工作水平評估的需要，進(jìn)行必要的修訂工作，以期適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。本文就此作一些探討，以求同行賜教。
一、教學(xué)檔案實體分類構(gòu)建的原則
以教育部高職高專人才培養(yǎng)工作水平評估體系為標(biāo)準(zhǔn)，以《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》為參照，結(jié)合高職高專院校辦學(xué)方向和人才培養(yǎng)目標(biāo)的正確定位，結(jié)合學(xué)校教學(xué)工作和檔案工作的自身特點，與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新、求真務(wù)實，科學(xué)地界定歸檔范圍和保管期限，構(gòu)建符合高等職業(yè)技術(shù)教育發(fā)展需要的教學(xué)檔案分類實體。
1、嚴(yán)格地遵循教學(xué)工作的規(guī)律。高等職業(yè)教育辦學(xué)的一個明顯特點和人才培養(yǎng)目標(biāo)，就是培養(yǎng)技能型、應(yīng)用型人才，由人才培養(yǎng)目標(biāo)決定了它的一切必須按教學(xué)規(guī)律辦學(xué)，教學(xué)檔案同樣應(yīng)遵循教學(xué)規(guī)律。
2、鮮明地體現(xiàn)教學(xué)檔案的特點。黨群類、行政類、基建類、設(shè)備類等類別的檔案，其內(nèi)涵具有普遍性，唯有教學(xué)檔案它的內(nèi)涵更為豐富，它的實體更是豐滿，教學(xué)檔案是高職高專院校檔案的主體。
3、科學(xué)地保持教學(xué)檔案的內(nèi)在聯(lián)系。從教學(xué)類檔案的構(gòu)建來看，其縱向脈絡(luò)是比較清晰、相對獨立的，而其橫向聯(lián)系卻是非常緊密的，如；招生、學(xué)籍、畢業(yè)生之間；專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、實習(xí)教學(xué)、實驗教學(xué)之間；師資、課務(wù)、考務(wù)、質(zhì)量評價、學(xué)風(fēng)建設(shè)之間等，整個教學(xué)過程的每個環(huán)節(jié)始終是相互聯(lián)系、不可分割的。
4、創(chuàng)新地形成教學(xué)檔案管理的長效機制。制度的建立不是一個很長、很復(fù)雜的過程，但是，執(zhí)行和鞏固制度的過程也許是一個漫長而艱辛的過程。通過高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估，以評促建，創(chuàng)新地形成教學(xué)檔案管理的長效機制，建設(shè)的過程更加重要。
二、教學(xué)檔案實體分類構(gòu)建的內(nèi)涵
教學(xué)檔案實體分類的框架設(shè)計為十四條一級條目，各條目之間既相對獨立，又有聯(lián)系，每個一級條目下面設(shè)有二級條目若干個，有的二級條目下面還設(shè)有三級條目若干，按學(xué)年度，由校、系、教研室三級分別進(jìn)行收集、整理和歸檔，按電子文件和紙質(zhì)文件的不同載體分別歸檔、保管。
1、綜合（JX11）。主要是教學(xué)管理和教學(xué)基本情況的文件材料。如：上級下達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料；學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃；產(chǎn)學(xué)研合作方案、成果、總結(jié)；學(xué)院教學(xué)工作計劃、總結(jié)；學(xué)院教學(xué)管理工作規(guī)章制度匯編；學(xué)院教學(xué)工作會議記錄；學(xué)院教學(xué)基本建設(shè)規(guī)劃；學(xué)院教學(xué)設(shè)備的裝備情況；圖書館藏書情況；校園網(wǎng)建設(shè)情況；體育器械統(tǒng)計情況；學(xué)院運動會材料等等，這些檔案材料的保管期限大部份為永久。
2、師資（JX12）。主要是師資隊伍結(jié)構(gòu)和建設(shè)方面的文件材料。如：學(xué)院師資隊伍建設(shè)規(guī)劃、師資隊伍建設(shè)實施意見、年度工作計劃及總結(jié)；教師和教學(xué)管理人員工作職責(zé)、工作規(guī)范；教師崗位聘任合同書；國家、省、院各級人才培養(yǎng)工程對象材料；專業(yè)帶頭人、骨干教師、雙師型教師材料；青年教師培養(yǎng)方案及實施辦法；教師獲院級及以上各類教學(xué)、科研評獎申報、評審材料及證書復(fù)印件；教師獲各級各類先進(jìn)表彰情況匯總；教師業(yè)務(wù)檔案；外聘、兼職教師管理文件、資格審批、協(xié)議書、匯總表等材料；校內(nèi)“雙肩挑”教師兼課資格審批表、匯總表；教學(xué)工作量統(tǒng)計匯總表等等，這些檔案材料的保管期限為永久或長期。其中教師業(yè)務(wù)檔案是一項面廣量大的建設(shè)任務(wù)，要求每一位教師都必須建立業(yè)務(wù)檔案。
3、招生（JX13）。主要是招生及新生錄取工作方面的文件材料。如：上級有關(guān)招生工作的文件材料；招生計劃、錄取率、報到率統(tǒng)計材料；新生錄取材料及新生名單；學(xué)院招生工作計劃、總結(jié)材料；委培、代培、自費生計劃、合同及名單；新生素質(zhì)調(diào)查材料等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
4、學(xué)籍（JX14）。主要是學(xué)生學(xué)籍管理及獎懲情況的文件材料。如：新生入學(xué)登記表；每學(xué)年初在校學(xué)生名冊；在校學(xué)生檔案；學(xué)生學(xué)籍卡；學(xué)生照片冊；學(xué)生學(xué)籍變更材料（升級、參軍、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)）；學(xué)生獎勵材料（獎學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生）；學(xué)生處分材料等等，這些檔案材料的保管期限為永久或長期。其中學(xué)生檔案也是一項面廣量大的建設(shè)任務(wù)，要求為每一位在校的學(xué)生都建立檔案。
5、畢業(yè)生（JX15）。主要是學(xué)生畢業(yè)就業(yè)工作方面的文件材料。如：上級有關(guān)畢業(yè)生就業(yè)的文件材料；畢業(yè)生工作計劃、總結(jié)；畢業(yè)生畢業(yè)資格審核材料；畢業(yè)生驗印名冊；畢業(yè)生一次性就業(yè)率證明材料、統(tǒng)計表；畢業(yè)生當(dāng)年年底就業(yè)率證明材料、統(tǒng)計表；畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議、合同；單位用(聘用)畢業(yè)生審核備案表；畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤、信息反饋材料、質(zhì)量分析報告等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
6、專業(yè)建設(shè)（JX16）。主要是人才培養(yǎng)目標(biāo)和專業(yè)建設(shè)方面的文件材料。如：人才培養(yǎng)目標(biāo)論證報告；新開或調(diào)整專業(yè)的社會調(diào)研記錄、申報、審批材料；各專業(yè)建設(shè)規(guī)劃；專業(yè)建設(shè)方案、年度實施計劃、建設(shè)工作總結(jié)；各專業(yè)指導(dǎo)委員會工作記錄；各專業(yè)教學(xué)計劃；專業(yè)教學(xué)計劃調(diào)整審批材料等等，這些檔案材料的保管期限大部份為長期。
7、課程建設(shè)（JX17）。主要是課余建設(shè)和教材工作的文件材料。如：課程建設(shè)規(guī)劃；院級以上重點課程建設(shè)申報材料、審批、驗收材料；分專業(yè)各課程（理論、實踐）教學(xué)大綱匯編；學(xué)期各課程（理論、實踐）授課計劃；選修課程內(nèi)容介紹匯編；雙語教學(xué)課程建設(shè)相關(guān)材料；學(xué)院教材建設(shè)規(guī)劃，年度實施計劃；省、國家級建設(shè)教材申報材料、審批、驗收材料；院級以上獲獎教材統(tǒng)計表、證書復(fù)印件及樣書；參加各級各類出版教材編審統(tǒng)計表及樣書；自編校本教材、教學(xué)指導(dǎo)書、實驗、實習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集、教學(xué)參考資料統(tǒng)計表及樣書；各專業(yè)選用教材目錄、審批表；教材訂購計劃表；各課程選用（理論、實踐）教材統(tǒng)計表及樣本；教材采購及管理實施辦法；教學(xué)聲像資料、多媒體課件建設(shè)統(tǒng)計表及實樣；教學(xué)內(nèi)容、方法、手段等改革相關(guān)材料；優(yōu)秀、典型教案；重要的集體備課記錄；選修課開設(shè)課程名稱、課程表；重修課開設(shè)報名表、課程表、授課計劃、學(xué)生考勤材料等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
8、實習(xí)教學(xué)（JX18）。主要是教學(xué)實習(xí)、畢業(yè)設(shè)計、技能鑒定方面的文件材料。如：各系學(xué)期實習(xí)教學(xué)工作計劃、總結(jié)；院內(nèi)、外實訓(xùn)基地建設(shè)材料（建設(shè)報告、建設(shè)計劃、建設(shè)總結(jié)、協(xié)議書等）；實習(xí)學(xué)生、實習(xí)指導(dǎo)教師（學(xué)院、企業(yè)）名單和實習(xí)場所匯總表；實習(xí)（專業(yè)認(rèn)識、實習(xí)、課程設(shè)計等）指導(dǎo)書、授課計劃、任務(wù)書、指導(dǎo)記錄；學(xué)生畢業(yè)設(shè)計（論文）管理文件；學(xué)生畢業(yè)設(shè)計（論文）任務(wù)書、指導(dǎo)記錄；畢業(yè)設(shè)計成果材料；學(xué)生畢業(yè)設(shè)計（論文）成績匯總表；學(xué)生畢業(yè)設(shè)計（論文）成績匯總表；學(xué)院職業(yè)技能鑒定站組織鑒定工作材料；學(xué)生專業(yè)技能、職業(yè)技能、職業(yè)資格證書考證通過率統(tǒng)計材料等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
9、實驗教學(xué)（JX19）。主要是實驗室建設(shè)方面的文件材料。如：實驗室建設(shè)報告、批復(fù)、建設(shè)總結(jié)材料；實驗室建設(shè)報告、批復(fù)、建設(shè)總結(jié)材料；實驗指導(dǎo)書、指導(dǎo)記錄、實驗報告；實驗開出項目、開出率匯總表；實驗室材料購置、消耗、庫存明細(xì)表；實驗室、機房、多媒體、語音室、專業(yè)教室等教學(xué)設(shè)備臺賬、使用記錄、管理規(guī)章制度等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
10、課務(wù)（JX20）。主要是教學(xué)進(jìn)程開課計劃等文件材料。如：院歷；院歷；教學(xué)進(jìn)程表；理論和實踐教學(xué)總課程表、課程與任課教師安排表；系、部學(xué)期任課教師（專任、雙肩挑、外聘、兼職）基本情況統(tǒng)計表；調(diào)課審批表；教室日志等等，這些檔案材料的保管期限永久或短期。
11、考務(wù)（JX21）。主要是考試和能力測試方面的文件材料。如：課程試題庫和試卷庫；班級/課程期末試卷；各課程（理論、實踐教學(xué)）學(xué)生成績記錄表（含平時、期中、期末、總評成績）；按課程歸類補考試卷；補考成績記錄表；重修課考試試卷；重修課考試試卷；選修課成績記錄表；系、部按課程進(jìn)行的教學(xué)效果分析；考場、監(jiān)考、巡考人員安排表；監(jiān)考人員培訓(xùn)會材料；考場記錄；考試違紀(jì)成績處理材料；學(xué)生英語應(yīng)用能力考試通過率統(tǒng)計材料（三、四、六級等）；學(xué)生計算機應(yīng)用能力考試通過率統(tǒng)計材料（省、國家）；普通話水平測試等通過材料等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
12、質(zhì)量評價（JX22）。主要是教學(xué)質(zhì)量評價評估方面的文件材料。如：學(xué)院關(guān)于教學(xué)質(zhì)量保障與監(jiān)控工作文件；學(xué)院關(guān)于教學(xué)質(zhì)量保障與監(jiān)控工作文件；教學(xué)管理規(guī)程匯編；教學(xué)質(zhì)量期初、期中、期末檢查計劃、總結(jié)材料；教師、學(xué)生座談會記錄；學(xué)期各級教學(xué)督導(dǎo)工作計劃、記錄、總結(jié)；學(xué)生信息員教學(xué)信息處理記錄材料；教師、學(xué)生教學(xué)質(zhì)量座談會記錄；同行、領(lǐng)導(dǎo)聽課記錄；各類專項教學(xué)評估材料；教學(xué)質(zhì)量測評材料；教師評學(xué)材料；教學(xué)異常個案處理材料等等，這些檔案材料的保管期限為長期。
13、學(xué)風(fēng)建設(shè)（JX23）。主要是學(xué)生素質(zhì)、學(xué)風(fēng)教育方面的文件材料。如：學(xué)生素質(zhì)教育規(guī)劃；開展學(xué)生素質(zhì)教育活動材料；加強學(xué)風(fēng)建設(shè)措施材料；學(xué)生參加院級以上科技競賽、發(fā)明創(chuàng)造、、體育獲獎等統(tǒng)計表、證書復(fù)印件；院級以上優(yōu)秀班集體表彰材料；按年度在校學(xué)生素質(zhì)評價、分析報告等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
14、教學(xué)研究（JX24）。主要是教學(xué)研究工作方面的文件材料。如：上級有關(guān)教學(xué)研究工作的文件材料；學(xué)報；教師和教學(xué)管理人員在社會學(xué)術(shù)團體中任職情況；學(xué)院及以上教科研成果申報材料、審批、驗收材料；系（部）教學(xué)研究工作會議記錄；教研室教學(xué)研究工作會記錄、教研活動記錄；教師獲教研、科研成果一覽表等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
三、教學(xué)檔案實體分類構(gòu)建的意義
由教學(xué)檔案的本質(zhì)屬性，決定了它在高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估中的重要地位，與人才培養(yǎng)工作水平評估密不可分。因此，科學(xué)地構(gòu)建教學(xué)檔案的分類實體，是各校規(guī)范教學(xué)管理秩序、加強教學(xué)檔案制度化建設(shè)，做好“迎評促建”的一項非常重要的建設(shè)性工作。
1、規(guī)范了高職高專院校教學(xué)工作的秩序
根據(jù)教育部《高等專科學(xué)校、職業(yè)技術(shù)學(xué)院、成人高院校教學(xué)管理要點》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，科學(xué)地構(gòu)建教學(xué)檔案的分類實體，對高職高專學(xué)校的教學(xué)常規(guī)管理本身是一個很大的促進(jìn)，規(guī)范了教學(xué)工作的秩序。
2、豐富了高職高專院校教學(xué)檔案的館藏
學(xué)校人才培養(yǎng)工作的主要信息大量地積累在教學(xué)檔案里，由教學(xué)檔案記載和反映著學(xué)院的人才培養(yǎng)水平。教學(xué)檔案提供的都是教學(xué)工作各個環(huán)節(jié)中形成的原始材料，這些材料是教學(xué)效果的客觀真實反映，是教學(xué)成果的不斷積累，足以證明學(xué)院的辦學(xué)實力和教學(xué)水平。與時俱進(jìn)、科學(xué)地延伸教學(xué)檔案分類實體，將豐富教學(xué)檔案館藏的內(nèi)涵。
3、提升了高職高專院校教學(xué)檔案的水平
根據(jù)高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估標(biāo)準(zhǔn)的要求，科學(xué)地構(gòu)建教學(xué)檔案的分類實體，形成教學(xué)檔案管理的長效機制，這是一個創(chuàng)建的過程，也是一個不斷創(chuàng)新的過程，極大地拓寬了檔案人員的視野，拓展了檔案工作的思路，創(chuàng)新了教學(xué)檔案管理的模式，提升了高職高專院校教學(xué)檔案的水平。
參考文獻(xiàn)：
1、國家教委《高等學(xué)校檔案實體分類法》（1993）
關(guān)鍵詞 人事檔案 高校 創(chuàng)新
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
隨著社會發(fā)展，高校之間的競爭也是非常的激烈，想在激烈的競爭中落腳，必須充分做好人力資源開發(fā)工作。而人事檔案的管理就成了開發(fā)工作的基礎(chǔ)部分。改進(jìn)工作也必須適應(yīng)社會的發(fā)展，敢于創(chuàng)新。利用高校人事檔案資源，為人盡其才提供有力保障和服務(wù)。
1高校人事檔案的重要作用
建國后，各校組織人事部門配專門人員，補充人事檔案素材，人事檔案的工作逐步走向正軌，取得了很大成績，為學(xué)校的人事工作正常開展起到非常大的作用。后來，對人事檔案的工作起到了很大的沖擊，檔案損壞嚴(yán)重。1980年，召開干部檔案會議。1990和2005年又分別召開三四次干部檔案會議，人事檔案又有了新的進(jìn)展。重新整理了檔案的材料，使得內(nèi)容更充實，真實，更加條理化。由于人事檔案是人事選人依據(jù)，所以越來越受有關(guān)部門重視。
2高校人事檔案管理創(chuàng)新必要性
（1）管理理念不創(chuàng)新。近幾年，人事管理的封閉式比較強。大都根據(jù)人為經(jīng)驗收集材料，認(rèn)為保管，傳遞好保密就是人事檔案管理的所有工作。沒有意識到學(xué)校的人事檔案管理工作其實可以發(fā)揮更大的作用，也可以為社會提供更大的服務(wù)。因此，在管理方式和檔案內(nèi)容等進(jìn)行創(chuàng)新改造缺乏認(rèn)知和動力，也缺乏主動意識，這些都制約了人事檔案管理作用的發(fā)揮。
（2）人事檔案管理隊伍綜合素質(zhì)需要加強。人事檔案的管理工作，需要各種措施來加強管理隊伍的力量。人事檔案管理的人手有些缺乏，多由人事部門的人員一兼數(shù)職。許多工作人員都是非專業(yè)人事，缺乏專業(yè)知識，如果內(nèi)部的學(xué)習(xí)機會不夠，動力不足，外出進(jìn)修的時間也少。種種因素都會阻礙人事檔案管理工作的有效進(jìn)展。
（3） 檔案的記錄沒有重點突出。一直以來，人事檔案多都是記載個人的經(jīng)歷和學(xué)歷過程，各項考核的獎罰等信息，這些內(nèi)容和空洞的評價術(shù)語比較多，而相對于一些技術(shù)特長，專業(yè)技能，科研成果和業(yè)務(wù)能力，工作業(yè)績，重大任務(wù)表現(xiàn)等具體內(nèi)容體現(xiàn)的非常少。人事檔案形同虛設(shè)，這樣造成人事人員在選人用人的時候認(rèn)識的比較片面和膚淺，即使耐心查閱簡歷，也難以找到對需求崗位有價值的參考信息。人事檔案很難發(fā)揮應(yīng)該起到的價值。
（4） 信息化水平低，高校人事檔案管理工作大部分處于手工和半手工狀態(tài)，人事檔案仍以紙質(zhì)為主，沒有進(jìn)行數(shù)字化處理錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，也沒有專門的人進(jìn)行管理。網(wǎng)絡(luò)的利用率不高，無法真正的實現(xiàn)資源共享，對相關(guān)情況的查詢帶來極大的不方便！
3人事檔案管理的改進(jìn)措施
（1）創(chuàng)新理念，流程規(guī)范，是做好人事檔案工作的保障，應(yīng)健全我們的人事管理制度，多收集一些保管和使用權(quán)限的制度等等。
（2）堅持以人為本，優(yōu)化我們的服務(wù)質(zhì)量，提高各大高校的人事檔案有足夠的利用價值，檔案管理應(yīng)用到各方面。服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣影響人事檔案的內(nèi)容，也會影響到它的利用價值。
（3）加快信息化建設(shè)，盡快實現(xiàn)數(shù)字化，系統(tǒng)化。隨著我國信息技術(shù)，通信，網(wǎng)絡(luò)以及多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展，作為主要信息資源的檔案也很快向信息化轉(zhuǎn)變。因此要認(rèn)清檔案管理工作發(fā)展大趨勢，學(xué)好用好計算機，在平時應(yīng)用當(dāng)中總結(jié)經(jīng)驗，不斷改進(jìn)工作方法，提高工作質(zhì)量，真正成為檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理員。再者，充分開發(fā)人事檔案，研究檔案管理的軟件，實行動態(tài)管理，維護，探索電子檔案的新途徑。利用網(wǎng)絡(luò)，形成開放式資源，建立全國聯(lián)網(wǎng)和區(qū)域聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)和查詢系統(tǒng)。
（4）開發(fā)人力資源是將人的智慧，經(jīng)驗，能力，創(chuàng)造性和學(xué)識進(jìn)行發(fā)掘，培養(yǎng)和利用。高等學(xué)校通過實現(xiàn)人才強效，其關(guān)鍵是人力資源的開發(fā)。學(xué)校人力資源密集，承擔(dān)起了人力資源培養(yǎng)任務(wù)的責(zé)任。人力資源的培養(yǎng)指標(biāo)將是實現(xiàn)跨越式發(fā)展，為國家培養(yǎng)大批人才的重要環(huán)節(jié)。高校非常重視教師和其他管理隊伍建設(shè)，推出引進(jìn)新人才政策，開發(fā)人力資源，根據(jù)自身優(yōu)勢和對市場專業(yè)人才的需求進(jìn)行合理配置，有意識和重點的培養(yǎng)有前途，有潛力的管理和科研人員，創(chuàng)造條件培養(yǎng)成各方面的專家，以此提高學(xué)校的管理水平和知名度。人事檔案在開發(fā)人力資源方面起著舉足輕重的作用，為學(xué)校的人才得到更好的發(fā)展提供了保障且有效的服務(wù)。
（5）研究人才使用規(guī)律，指導(dǎo)人力資源建設(shè)。造就更高水平的師資力量。掌握人才成長規(guī)律，指導(dǎo)人力資源開發(fā)，實施人才強國。哪怕平庸的人，也能通過人力規(guī)律的指導(dǎo)，發(fā)掘它某一方面的潛能，提高人才的培養(yǎng)水平。
（6）人事檔案管理創(chuàng)新出新思路。
①變分散為綜合，將高校人事檔案納入檔案綜合治理，成立獨立的檔案工作部門，將各類檔案統(tǒng)一管理。
②檔案材料報送，這樣能保障人事檔案的全面準(zhǔn)確，綜合治理檔案材料報送制度，在校屬各單位明確檔案員，收集，遞交各部門檔案文件，及時遞交歸檔，經(jīng)常對檔案材料進(jìn)行查缺補漏，對缺少的檔案做好登記，記得催要。
③充實檔案內(nèi)容，與國家機關(guān)人員類似，我們高校的檔案也應(yīng)該重點放在反映每個人的工作業(yè)績，在科研和教學(xué)活動的具體表現(xiàn)，全面客觀反映教師業(yè)務(wù)的水平和教研能力，業(yè)績檔案是人事檔案的重要補充，收集教職工實績材料，這樣也可以增加高校人事的信息含量，增強人事管理的活力。
④采用信息技術(shù)提高人事檔案管理水平，努力實現(xiàn)資源共享，用更先進(jìn)的計算機技術(shù)管理人事檔案，以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為保障，檔案信息數(shù)字系統(tǒng)為前提，以資源共享，數(shù)字化系統(tǒng)取代半手工狀態(tài)為目標(biāo)，快速完成各種檢索，查詢，數(shù)據(jù)統(tǒng)計。計算機技術(shù)在高校人事管理中被廣泛運用，提高了辦事效率，一些政審材料，既可以由當(dāng)事人書寫，也可便捷電腦打印。但是，不能僅停留在單機的管理水平，行業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)，這是檔案計算機管理和檔案信息開發(fā)利用的發(fā)展趨勢。
⑤認(rèn)真整理，確保檔案的全面和真實性，整理應(yīng)做到分類有序，目標(biāo)清楚，每卷檔案都是完整，真實，實用的。用合適的，耐用的材料將紙質(zhì)的檔案存檔。大力推進(jìn)信息化建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)適合本校情況的管理系統(tǒng)，將原始紙質(zhì)檔案錄入，根據(jù)權(quán)限不同，不同的人可以進(jìn)行不同范圍和程度的查閱。這樣有兩點好處，第一，降低了對檔案原件使用，減輕了上面所說的磨損，有利于對檔案的保護。第二，提高了人事檔案的利用效率和服務(wù)水平，推進(jìn)了信息化建設(shè)的進(jìn)行。需要注意的是，要確保系統(tǒng)的信息和紙質(zhì)信息是一致的，最好是專業(yè)公司的人事管理系統(tǒng)，這樣以后有什么升級需要會更容易些；然后要注意防止病毒的侵入，絕不能讓數(shù)據(jù)丟失，防止網(wǎng)絡(luò)黑客入侵。
4結(jié)語
21世紀(jì)，高校也同樣進(jìn)入了一個人才競爭的時代，那我們高校的人事檔案管理也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，與學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略有機結(jié)合，更好的服務(wù)于社會，為我們的高校競爭提供持久的，有力的人才資源。就當(dāng)前情況來看，高校的人事檔案管理的改革工作已經(jīng)可以提上議事日程。創(chuàng)新高校人事檔案管理工作是我們實施人才強校的重要支撐，它對我們戰(zhàn)略發(fā)展的重要性和緊迫性也就不言而喻。
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第一條為了建設(shè)平安校園，保障學(xué)生生命財產(chǎn)安全，根據(jù)《中華人民共和國教育法》、《中華人民共和國義務(wù)教育法》、《中小學(xué)幼兒園安全管理辦法》和《**省中小學(xué)校學(xué)生人身安全事故預(yù)防與處理方法》等法律、法規(guī)和政策，制定本辦法。
第二章日常管理
第二條新建、改擴建和維修改造的校舍建筑，必須嚴(yán)格按照規(guī)劃、建設(shè)部門的審批意見和設(shè)計單位的設(shè)計要求，進(jìn)行科學(xué)建設(shè)。嚴(yán)格按照基本建設(shè)程序，進(jìn)行規(guī)劃建設(shè)報批和工程招投標(biāo)工作；委托具有相應(yīng)資質(zhì)的單位進(jìn)行勘察設(shè)計、建筑設(shè)計、工程施工和工程質(zhì)量監(jiān)督、工程監(jiān)理；嚴(yán)格執(zhí)行工程竣工驗收制度。凡竣工驗收不合格的工程不得交付使用。新建、改擴建校舍的選址要由專業(yè)部門進(jìn)行災(zāi)害危險性評估，堅決避免在災(zāi)害高危地區(qū)新建校舍。
第三條學(xué)校的水、電、氣及食堂鍋爐的安裝，必須嚴(yán)格按照設(shè)計單位的設(shè)計要求，根據(jù)國家有關(guān)強制性的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行選址、施工和安裝。
第四條完善減災(zāi)、防災(zāi)基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備，配備必要的安全消防設(shè)備、逃生自救器具、應(yīng)急照明燈和應(yīng)急廣播系統(tǒng)等。在緊急疏散通道、安全出口、應(yīng)急避難場所等地，要設(shè)置明顯的指示標(biāo)志。
對原有建筑消防通道不符合現(xiàn)有消防要求的要限期進(jìn)行整改。
第五條學(xué)生宿舍、校園內(nèi)教職工宿舍、食堂、實驗室、教室、電腦室、圖書室、會議室等人群集中場所列為重點監(jiān)控部位，定期開展安全檢查，及時排除各類安全隱患。
第六條落實房屋安全防范措施，建立每房一檔的危舊房檔案，把房屋、產(chǎn)權(quán)人、使用人、主管部門等相關(guān)情況資料都記錄在檔，實行動態(tài)跟蹤管理。凡危房必須根據(jù)規(guī)定進(jìn)行處置：
——B級危房的處置：立即搶修，消除安全隱患，經(jīng)資質(zhì)單位驗收合格，方可恢復(fù)使用。并加強日常監(jiān)控，保證房屋使用安全；
——C級危房的處置：立即搶修、消除安全隱患，經(jīng)資質(zhì)單位驗收合格，方可恢復(fù)使用。不能馬上修繕的，不得使用，要指派專人加強監(jiān)控，防止升級為D級危房。
——D級危房的處置：立即拆除。暫不能拆除的不能改作他用，在危房周邊設(shè)置隔離帶和警示標(biāo)志，嚴(yán)禁師生進(jìn)入。
危房解危的安全技術(shù)措施必須由具備相應(yīng)資質(zhì)的專業(yè)單位實施，并經(jīng)相應(yīng)資質(zhì)的監(jiān)理單位監(jiān)理，報房屋安全鑒定部門鑒定。
第七條定期開展消防安全隱患檢查和避雷、防雷設(shè)施安全檢測。對電路、鍋爐、煤氣、化學(xué)物品等易引發(fā)火災(zāi)的設(shè)施、物品重點進(jìn)行檢查，對避雷、防雷設(shè)施進(jìn)行安全檢測，發(fā)現(xiàn)問題，及時整改。
第八條加強日常消防安全管理。指定專人，對辦公樓、教學(xué)樓、綜合樓、實驗室、宿舍、食堂、浴室、文體活動等場所開展日常消防安全檢查，特別是加強對學(xué)生宿舍的用電、用火安全管理和檢查，建立消防檢查記錄臺帳制度。
第九條對師生員工定期開展安全教育。向師生員工宣傳安全用電、安全用氣、實驗操作等消防安全知識，促使他們養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣，幫助他們提高應(yīng)對火災(zāi)險情的能力。
第十條學(xué)校應(yīng)當(dāng)通過多種途徑和方法，指導(dǎo)學(xué)生預(yù)防事故和實施自救、逃生、緊急避險的方法和手段。
第十一條學(xué)校要嚴(yán)格執(zhí)行值班制度和安全信息報送制度。
第三章管理職責(zé)
第十二條各地各校要加強對校舍安全工作的領(lǐng)導(dǎo)，把校舍安全工作作為校園安全管理的重要組成部分，由主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓，加大工作力度，層層分解任務(wù)，明確工作責(zé)任。各市、縣（市、區(qū)）教育局主要領(lǐng)導(dǎo)對本地區(qū)教育系統(tǒng)校舍安全負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，校長對本單位校舍安全負(fù)主要責(zé)任。
第十三條各地教育部門應(yīng)協(xié)調(diào)政府其他相關(guān)職能部門共同做好學(xué)校校舍安全管理工作。常檢查、不松懈，發(fā)現(xiàn)問題，采取切實措施加以解決，及時消除安全隱患。把危房破舊校舍改造任務(wù)作為首要任務(wù)，優(yōu)先安排年度投資計劃，落實土地指標(biāo)、資金等，加強計劃管理，限時完成改造任務(wù)。
第四章應(yīng)急處理
第十四條各級教育部門和學(xué)校要根據(jù)實際情況制定和落實防洪水、防臺風(fēng)、防雷電、防地質(zhì)災(zāi)害、防火等災(zāi)害的應(yīng)急預(yù)案，建立健全校舍安全預(yù)警體系。應(yīng)急預(yù)案要體現(xiàn)及時性、有效性。已經(jīng)制訂的應(yīng)急預(yù)案，要根據(jù)學(xué)校情況的變化，及時進(jìn)行修訂完善。
第十五條加強應(yīng)急演練，提高突發(fā)事件應(yīng)急處置能力。樹立“以人為本”思想，學(xué)校要根據(jù)當(dāng)?shù)貙嶋H情況，適時組織師生員工開展多種形式的應(yīng)急預(yù)案演練。使師生掌握在各種突發(fā)性災(zāi)難面前避險、逃生、自救的方法。要將應(yīng)急演練納入學(xué)校的年度工作計劃。
第十六條臺風(fēng)和洪水期間，各級教育部門要加強與當(dāng)?shù)貧庀蟛块T的聯(lián)系，針對山洪、山體滑坡、泥石流、基礎(chǔ)沉陷等自然災(zāi)害及時采取應(yīng)對措施，確保農(nóng)村學(xué)校特別是地處山區(qū)農(nóng)村學(xué)校師生的安全。要有針對性地組織臺風(fēng)頻發(fā)地區(qū)中小學(xué)校開展專題安全培訓(xùn)和教育，切實提高師生應(yīng)對臺風(fēng)等災(zāi)害的能力。
第十七條建立健全值班制度，落實具體人員。值班人員一旦發(fā)現(xiàn)異常情況或發(fā)生安全事故，要立即啟動應(yīng)急預(yù)案，妥善處置突發(fā)事件，并按規(guī)定及時報告。
一、進(jìn)一步加大投入與建設(shè)，提升全縣教育現(xiàn)代化水平
貫徹落實《縣“十三五”教育技術(shù)裝備發(fā)展規(guī)劃》，實施2016年“國家全面改薄項目”教育裝備類中央和地方資金的采購招標(biāo)項目，嚴(yán)把采購和驗收關(guān)，進(jìn)一步提升全縣教育裝備標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化水平。
二、抓好裝備管理與應(yīng)用，充分發(fā)揮教育裝備效益
落實好四個規(guī)范，推進(jìn)教育技術(shù)裝備的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。落實制度管理規(guī)范，工作責(zé)任落實；落實安全管理規(guī)范，保障師生安全；落實儀器管理規(guī)范，設(shè)備存放科學(xué)合理；落實檔案管理規(guī)范，工作有跡可查。
充分發(fā)揮設(shè)備效益。加強實驗教學(xué)及管理，學(xué)校必須落實好實驗公示制，并按課程標(biāo)準(zhǔn)和教材要求開齊開足開好各類實驗，演示實驗開出率不低于98%，學(xué)生分組實驗開出率不低于100%。要創(chuàng)新圖書室管理和借閱工作模式，提高圖書的借閱率，加強對學(xué)生閱讀指導(dǎo)，培養(yǎng)學(xué)生終身讀書習(xí)慣。要充分用好音、體、美器材開展學(xué)校體育藝術(shù)教育，確保學(xué)生每天一小時活動時間。學(xué)校要積極創(chuàng)造條件，向?qū)W生開放各類功能室，為學(xué)生個性發(fā)展提供條件。
抓好功能室和裝備安全管理工作。各學(xué)校要定期開展安全隱患排查工作，并做好工作記錄，及時解決出現(xiàn)的問題。學(xué)校實驗室要加強對危險藥品、有毒物品安全管理，開展好功能室和設(shè)備的用前安全排查和日常維護保養(yǎng)，加強對涉危教學(xué)儀器設(shè)備設(shè)施（特別是戶外體育器材）正確使用的培訓(xùn)指導(dǎo)。技裝站要加強對全縣學(xué)校功能用房和教學(xué)儀器設(shè)備使用安全工作檢查，發(fā)現(xiàn)問題的要及時督促學(xué)校整改。
三、大力推進(jìn)教育信息化工作，促進(jìn)信息技術(shù)與教育教學(xué)得到深度的融合
（一）做好“三通兩平臺”工作。
加強網(wǎng)絡(luò)校校通建設(shè)，全面建成網(wǎng)絡(luò)條件下的教學(xué)環(huán)境。加強與電信公司合作，升級全縣光纖網(wǎng)絡(luò)帶寬，實現(xiàn)全縣所有學(xué)校不低于100M帶寬的最低要求。學(xué)校要加快內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，確保校內(nèi)有線、無線網(wǎng)絡(luò)全覆蓋，滿足教育教學(xué)的需要。做好全縣老舊班班通數(shù)字教室設(shè)備的升級改造，加快學(xué)校美術(shù)、音樂等功能室信息化改造，加大全縣教師辦公用電腦的配備力度。學(xué)校和縣技裝站要及時做好設(shè)備的補充、維護和升級更新工作。
加快優(yōu)質(zhì)資源班班通建設(shè)，推進(jìn)優(yōu)質(zhì)資源和信息技術(shù)在教學(xué)中的普遍應(yīng)用和深度應(yīng)用。加快縣、校兩級教學(xué)資源庫建設(shè)力度，推進(jìn)縣內(nèi)優(yōu)質(zhì)教育資源的城鄉(xiāng)共享，縣初中、實驗初中、南城中學(xué)、學(xué)道街小學(xué)、實驗小學(xué)、南城小學(xué)組成專門團隊，其它學(xué)校積極參與，分學(xué)科分年級對網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行搜集、篩選、整理，二次生成符合本縣教學(xué)實際的優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源，2016年基本完成全縣教學(xué)資源庫構(gòu)架。進(jìn)一步建設(shè)好“同步在線課堂”、“名師課堂”，進(jìn)一步打造“高效課堂”。
用好“網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)空間人人通”平臺。用好“平臺”中“班級集體空間”、“名師空間”、“大師工作室”、“網(wǎng)上教研室”等各類空間的功能，以網(wǎng)絡(luò)跨越城鄉(xiāng)“數(shù)字鴻溝”，以教育信息化縮小城鄉(xiāng)教育差距，促進(jìn)全縣教育更加均衡。2016年教師開通網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)空間率達(dá)到90%，城區(qū)學(xué)生網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)空間開通率達(dá)到50%。
（二）推進(jìn)信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合。
教研室和各學(xué)校要主動適應(yīng)教育信息化發(fā)展的潮流，積極探索網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字教室環(huán)境下的有效教學(xué)形式，以技術(shù)助推教育教學(xué)質(zhì)量的提升。以活動為載體，促進(jìn)現(xiàn)代教育技術(shù)在教育教學(xué)中的深度使用。每年分學(xué)科開展網(wǎng)絡(luò)與信息環(huán)境下的中小學(xué)教師教學(xué)技能大賽，組織開展教學(xué)課件制作大賽。
（三）促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”的全面落實。
完善全縣教育信息化推進(jìn)工作管理要求，落實縣教體局股室和學(xué)校的主體責(zé)任，強化考核落實，推進(jìn)教育信息化的管理與應(yīng)用。加強校園網(wǎng)絡(luò)的管理與規(guī)范，防范不良信息對學(xué)生的損害。整合各級各類教育管理資源，完善教育管理信息系統(tǒng)，為宏觀決策提供科學(xué)依據(jù)，為公眾提供公共教育服務(wù)，不斷提高教育管理現(xiàn)代化水平。
四、加強裝備隊伍建設(shè)，深入開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)
建設(shè)一支與現(xiàn)代教育技術(shù)裝備相適應(yīng)，具有業(yè)務(wù)良好、結(jié)構(gòu)合理、相對穩(wěn)定的教育技術(shù)裝備管理隊伍。學(xué)校和技裝站要開展好對管理員和相關(guān)教師的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其管理和使用教育裝備的水平。
做好現(xiàn)代教育技術(shù)應(yīng)用能力的全員培訓(xùn)工作，重點提高教師使用現(xiàn)代信息化設(shè)備的能力和課件制作水平，提升教師現(xiàn)代教育技術(shù)應(yīng)用能力，促進(jìn)信息技術(shù)在教育教學(xué)、教育管理中的普遍使用。
五、加強教育裝備管理與使用的過程指導(dǎo)與督查
學(xué)校在將教學(xué)儀器設(shè)備在教學(xué)中的使用納入對教師的工作考核內(nèi)容?？h教研室、縣技裝站要加強對學(xué)校教學(xué)工作的過程指導(dǎo)與督查，將學(xué)校使用儀器設(shè)備的使用情況納入對學(xué)校工作過程檢查與指導(dǎo)內(nèi)容，對成績突出的單位和個人要予以通報表揚。技裝站要繼續(xù)落實“掛校包干”工作制度，進(jìn)一步明確工作要求，增強工作針對性，督促全縣學(xué)校將裝備管理與使用的各項要求落到實處。
六、組織好“四項”考試
嚴(yán)密組織、嚴(yán)肅考風(fēng)考紀(jì)，認(rèn)真做好2016年初中理科實驗操作考試、高中信息技術(shù)學(xué)業(yè)水平測試、高中理科實驗操作考查、高中通用技術(shù)實踐操作考查“四項”考試（考查）相關(guān)工作。
七、加強課題研究和賽事活動，提升教育裝備應(yīng)用水平
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案；材料收集；整理；
中圖分類號： D035.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
一、人事檔案材料的收集
1.1 定期向檔案形成部門收集歸檔材料
向檔案形成部門收集歸檔材料，是檔案收集的渠道。由于在職人員的學(xué)習(xí)、工作以及社會活動是在永恒的變化之中，所以收集工作不可能是一勞永逸的，尤其醫(yī)院是知識分子聚集的地方，每年都會產(chǎn)生各類考核、考察、學(xué)歷、培訓(xùn)、職務(wù)任免、專業(yè)技術(shù)資格評審、工資變動審批表和社會兼職等需要歸檔的材料，這就要求我們檔案管理部門在做好宣傳工作的同時，要做到口勤、腳勤，善于聯(lián)系，溝通信息渠道，每年定期與形成材料的相關(guān)部門主動收集材料，使干部檔案內(nèi)容能夠及時地、源源不斷地得到補充。如：定期向人事部門收集職稱材料、干部任免材料；定期向黨委辦公室收集入黨材料；定期向科教處收集進(jìn)修材料等。另外個人社會兼職和獲獎材料，可隨時交人事檔案管理部門歸檔。對由于歷史原因造成的確實收集不到的檔案材料，由形成材料的單位出具證明，并在人事檔案備考表中說明。
1.2 盡量補充完善歸檔材料
將缺少的檔案材料補充完整是一個費時費力的過程，也是工作量和難度最大的一個環(huán)節(jié)。由于有些單位對人事檔案的重視程度不夠，檔案材料不能及時歸檔，多年后造成了檔案材料的丟失，給檔案的收集工作帶來了困難。特別是自改革開放以來，醫(yī)院人事制度發(fā)生了很大的變化。醫(yī)院職工的進(jìn)入，不再是由學(xué)校畢業(yè)，人事部門分配的模式，也不再是所有畢業(yè)生都是國家干部的范疇[2]。醫(yī)院引進(jìn)的人才是多渠道的，人事的管理是多方位的，有人事人員、單位人員、長期合同制人員等多種形式。這對檔案的收集帶來很多困難，特別是從外省引進(jìn)的高層次人才，常常調(diào)出單位不能及時將檔案轉(zhuǎn)入，甚至拒絕提供檔案。但從醫(yī)院人事檔案管理角度，又不能缺少引進(jìn)人才檔案，這就需要檔案管理工作人員及時追要，盡量將檔案補全。
二、人事檔案的整理
人事檔案的整理是以個人為單位，將收集起來的每個職工的檔案材料，進(jìn)行技術(shù)加工、分類、排序、編目、裝訂成卷，使之內(nèi)容條理、順序固定。按實際的操作經(jīng)驗來說，一般有以下幾個步驟。
2.1 檔案材料的鑒別
鑒別工作是檔案管理部門對收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料，按照一定的原則和有關(guān)文件規(guī)定，進(jìn)行審核、甄別材料的真?zhèn)?、判定材料的保存價值，確定材料是否歸檔的一項工作。鑒別工作是人事檔案工作的重要環(huán)節(jié)。首先要看材料的內(nèi)容是否真實、齊全。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于人事檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來，并及時在材料上標(biāo)注。按規(guī)定要有組織印章的，如沒有蓋章，必須補蓋后再歸檔。對必須要本人簽字的材料，必須本人簽字后方可歸檔。對來源時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，對經(jīng)過鑒別確實沒有保存價值的又不宜退回本人的材料，應(yīng)登記報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。
2.2 分類排序
檔案材料的分類，是將反映一個人情況的材料集中起來，經(jīng)過鑒別，按照材料的內(nèi)容、性質(zhì)和材料之間相互的內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行組合排列。目前醫(yī)院人事檔案材料是根據(jù)上級組織部門統(tǒng)一的分類方法，將檔案材料分為十大類。即：⑴履歷材料；⑵自傳材料；⑶鑒定、考察、考核材料；⑷學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)評審材料；⑸政審材料；⑹加入黨團的材料；⑺獎勵材料；⑻干部違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等材料；⑼干部調(diào)資審批表、定級和解決待遇的審批表等材料；⑽其他可供組織參考有保存價值的材料。分類后，對各類材料進(jìn)行排列順序和編號。其中⑸、⑹、⑻這三類是按材料的主次進(jìn)行排序，其它大類都是按材料的形成時間來進(jìn)行排序，排序要做到準(zhǔn)確無誤。另外在每份材料的右上角編上類另號，超過2頁的材料要用鉛筆在材料的左、右下角標(biāo)注頁碼。
2.3 編目、信息錄入電腦
每卷人事檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄，編輯目錄是整理人事檔案的一個主要環(huán)節(jié)，它是檔案內(nèi)容的綱目和進(jìn)行查閱的索引，目錄編寫得好，使人開卷一目了然，查閱方便，能提高利用者的工作效率。我們使用的是人事檔案管理軟件進(jìn)行編輯目錄，編輯目錄時要注意規(guī)范化，檔案材料名稱要確切、簡要、準(zhǔn)確無誤。目錄打印后，須將每卷的人員基本情況、補充信息、個人簡歷、職務(wù)變動、職稱變動、獎懲情況、學(xué)習(xí)簡歷、家庭及社會關(guān)系、工資變動等信息錄入到電腦軟件系統(tǒng)的相關(guān)欄目內(nèi)，這樣，便于利用時能準(zhǔn)確、快速地查找[3]。
2.4 裝訂驗收
裝訂檔案材料是整理人事檔案的最后一個環(huán)節(jié)。即將經(jīng)過鑒別、技術(shù)加工、分類排序、編寫目錄之后的檔案材料裝訂成卷。首先將全卷材料整理齊，然后在材料左側(cè)豎直打孔裝訂，打孔時要注意孔心離左邊距1.5毫米。檔案裝訂成卷后，還有重要的一點，就是必須將檔案進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查驗收，檢查分類是否準(zhǔn)確，每類材料的排序是否準(zhǔn)確有序，目錄與實際材料是否相符等等。檢查驗收合格后方可入庫。
三、加強人事檔案材料收集的措施
3.1 切實加強組織領(lǐng)導(dǎo)
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好人事檔案的保證，一是領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到檔案工作的重要性。二是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從檔案工作人員配置上保證專職專用，并落實經(jīng)濟待遇，職稱聘任，確保管檔人員安心工作。三是領(lǐng)導(dǎo)要定期或不定期的過問和研究人事檔案工作，切實幫助解決工作中遇到的困難和問題[4]。
3.2 強化隊伍，提升檔案人員素質(zhì)
一是要選配有政治責(zé)任感和事業(yè)心、熱愛檔案工作、有奉獻(xiàn)精神的黨員從事檔案工作。二是要經(jīng)常組織檔案人員參加相應(yīng)的崗位培訓(xùn)，更新觀念，提高檔案業(yè)務(wù)水平。三是檔案管理部門的負(fù)責(zé)人要經(jīng)常學(xué)習(xí)檔案管理知識，經(jīng)常向各級領(lǐng)導(dǎo)灌輸檔案工作的重要性，增強他們對檔案工作的重視和支持，疏通檔案材料收集渠道，提高檔案的使用率。
3.3 加強宣傳
檔案管理部門應(yīng)通過各種途徑宣傳檔案的重要性，如每年組織檔案材料輸送部門學(xué)習(xí)檔案知識，尤其當(dāng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人更替時，要加強同他們的溝通，經(jīng)常提醒和督促他們把相關(guān)的材料及時送到檔案管理部門歸檔。利用各種會議、醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)和宣傳櫥窗宣傳檔案條例、檔案法和人事檔案材料收集歸檔內(nèi)容等，讓各部門和全院對檔案的重要性有個輪廓認(rèn)識。
3.4 完善檔案材料收集制度
醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立工作聯(lián)系制度和情況通報制度，建立和完善檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機制，加強與形成檔案材料部門的協(xié)調(diào)配合，建立人事檔案材料審核把關(guān)、材料接轉(zhuǎn)等制度，及時掌握形成人事檔案材料的信息，主動向人事檔案材料形成部門、本人和其他有關(guān)方面收集人事檔案材料，保證人事檔案材料形成規(guī)范、收集齊全[1]。
四、總結(jié)
醫(yī)院人事檔案的收集與整理是一件非常復(fù)雜繁瑣的工作，要求檔案人員要有高度的責(zé)任心，認(rèn)認(rèn)真真、一絲不茍地把工作做好，使醫(yī)院的人事檔案達(dá)到內(nèi)容完備，材料精煉，規(guī)范統(tǒng)一，利用方便的要求，為實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，打下良好的基礎(chǔ)，為醫(yī)院人事檔案工作達(dá)標(biāo)升級創(chuàng)造條件。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：高校，農(nóng)業(yè)科技檔案，信息報務(wù)，社會化
高校農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)的社會化，即高校檔案部門將靜態(tài)的科技檔案信息開發(fā)成有價值的動態(tài)的知識信息，使科技成果檔案造福社會，滿足農(nóng)業(yè)領(lǐng)域?qū)r(nóng)業(yè)科技信息的日益增長的需求，積極為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。
一、強化檔案信息服務(wù)社會化的意識
黨的十六大報告提出了全面建設(shè)小康社會的目標(biāo)，其中多次強調(diào)要發(fā)揮科學(xué)技術(shù)作為第一生產(chǎn)力的重要作用，運用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，提高人民生活水平。我國60%以上的人口居住在農(nóng)村，沒有農(nóng)民的小康就沒有全國人民的小康，沒有農(nóng)村的現(xiàn)代化就沒有國家的現(xiàn)代化，這是中央反復(fù)強調(diào)的。建設(shè)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)，發(fā)展農(nóng)村經(jīng)濟，增加農(nóng)民收入，是全面建設(shè)小康社會的重要任務(wù)。農(nóng)村問題不解決，“小康社會”就是一句空話。
作為農(nóng)業(yè)院校，在完成培養(yǎng)科技人才的同時，積極開發(fā)利用科技成果檔案，為農(nóng)村經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為建設(shè)小康社會作貢獻(xiàn)，有著十分重要的意義。為此，農(nóng)業(yè)院校檔案部門應(yīng)堅持把為農(nóng)村經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)作為科技檔案信息開發(fā)的指導(dǎo)思想，主動配合“科教興農(nóng)”、“科技扶貧”計劃，根據(jù)不同區(qū)域的技術(shù)需求及農(nóng)業(yè)發(fā)展模式和主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，對館藏科技成果檔案進(jìn)行分類、整理，并有針對性地提供科技成果、實用技術(shù)和技術(shù)培訓(xùn)等，充分發(fā)揮科技檔案信息服務(wù)社會化的功能，找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)的最佳切入點，為農(nóng)村經(jīng)濟建設(shè)提供全方位、多層次、高水平的服務(wù)。
二、豐富、優(yōu)化檔案信息資源
檔案工作是一項保管和提供檔案信息為社會服務(wù)的工作，以豐富、優(yōu)化檔案信息資源為主，加強科技檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，使檔案部門有一個堅實雄厚的物質(zhì)基礎(chǔ)，是檔案工作服務(wù)社會化的前提。因此，高校檔案部門應(yīng)及時將散存在個人手中的科技成果材料進(jìn)行全面系統(tǒng)的收集，并根據(jù)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)受自然條件影響大、生產(chǎn)周期長等特點，有針對性地擴大收集范圍，加強對各縣區(qū)的主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)、生態(tài)資料、品種資料、示范村的經(jīng)濟發(fā)展模式規(guī)劃等檔案材料的收集，將有關(guān)的課題科研資料和原始記錄及時收集歸檔。在豐富、優(yōu)化檔案信息資源的過程中，以科技信息含量的高低為標(biāo)準(zhǔn)，正確處理好質(zhì)和量的關(guān)系，不斷充實、優(yōu)化館藏內(nèi)容，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，使館藏檔案既有數(shù)量，又保證質(zhì)量，從而更好地為農(nóng)村經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。
三、完善服務(wù)體系
有關(guān)專家強調(diào)，科技創(chuàng)新是推進(jìn)農(nóng)業(yè)快速發(fā)展，促進(jìn)農(nóng)產(chǎn)品優(yōu)化升級的動力之源。當(dāng)前要著重解決好四個問題：一要加強種苗建設(shè)，建立育、產(chǎn)、銷一體化的種苗產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營機制，打破地區(qū)封鎖和行業(yè)壟斷，完善種苗市場供應(yīng)體系；二要加快農(nóng)業(yè)科研開發(fā)，積極鼓勵企業(yè)采取多種形式和渠道與大專院校、科研單位合作，共同開發(fā)新技術(shù)、新產(chǎn)品，提高產(chǎn)品科技含量；三要加強科技培訓(xùn)和推廣力度；四要大力發(fā)展無公害農(nóng)業(yè)，提高農(nóng)產(chǎn)品安全質(zhì)量。為此，高校檔案人員要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，走出檔案室，到科研、生產(chǎn)第一線，緊密配合科研和生產(chǎn)人員，不僅從課題的立項、驗收、鑒定、推廣整個過程干預(yù)科技材料的形成、積累、歸檔，而且對課題的先進(jìn)性、實用性、技術(shù)的復(fù)雜程度及經(jīng)濟效益等都要全面了解，以便更好地開發(fā)和推廣科技成果，為農(nóng)村經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。
1.緊密配合“科教興農(nóng)”戰(zhàn)略，積極開發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案資源。我校園藝系在佳木斯市“科教興農(nóng)”活動中，堅持以科技服務(wù)為特色，依靠良好的人才優(yōu)勢、先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)、優(yōu)良的服務(wù)意識，積極開展科技服務(wù)活動，幾年來，為當(dāng)?shù)剞r(nóng)業(yè)生產(chǎn)和新農(nóng)村建設(shè)提供了服務(wù)。獲得了顯著的經(jīng)濟效益和社會效益。
2.充分發(fā)揮科技扶貧教師的紐帶作用，積極提供科技檔案資料為農(nóng)村經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。我校地處三江地區(qū)，學(xué)校在各縣區(qū)都設(shè)有科技扶貧點，配備了科技人員。檔案部門緊密配合科技人員的工作，積極將檔案成果轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實成果，幫助農(nóng)民脫貧致富。我校先后派出骨干教師到科技責(zé)任承包點，檔案人員主動與這些承包點教師聯(lián)系，把科技成果直接送到農(nóng)民手中，現(xiàn)場實地言傳身教，使農(nóng)民掌握新技術(shù)、實施新技術(shù)，種養(yǎng)新品種，提高農(nóng)民的科技素質(zhì)，提高農(nóng)村經(jīng)濟和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的科技含量，以適應(yīng)農(nóng)業(yè)科技發(fā)展新形勢。大豆是三江地區(qū)的支柱產(chǎn)業(yè)，檔案室配合各地承包點教師，提供了品種優(yōu)化、無公害栽培、病蟲害防治、加工與銷售等實用科技資料，解決了農(nóng)民在生產(chǎn)過程中的難題，受到廣大農(nóng)民的熱烈歡迎。
3.緊密配合各專業(yè)教學(xué)實習(xí)，直接把實用技術(shù)介紹、科技成果匯編、優(yōu)良品種等送到田間地頭，讓農(nóng)民自覺地接受和掌握農(nóng)業(yè)新成果、新技術(shù)，使之轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。檔案室主動配合教學(xué)實習(xí)，向?qū)嵙?xí)點提供科技服務(wù)。在這些科技成果和實用技術(shù)的推廣中，檔案室為各教學(xué)實習(xí)點提供了全面、系統(tǒng)的檔案資料。
四、農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)社會化的思考
在信息社會環(huán)境下，要充分滿足社會利用科技信息的基本要求，單靠某一院校檔案部門是難以辦到的，只有與相關(guān)部門協(xié)作，建立行業(yè)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，加快檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)，增強檔案信息社會化服務(wù)的功能，才能真正實現(xiàn)服務(wù)社會化。
1.建立科技檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。與社會上的信息機構(gòu)相比，作為基層檔案部門的高校檔案館，開展信息社會化服務(wù)的途徑相對較窄。科研院所、大專院校的檔案部門應(yīng)加強協(xié)作，構(gòu)建全國“科技檔案信息網(wǎng)”，建立“科技檔案數(shù)據(jù)庫”，通過各級檔案部門實行專業(yè)化、社會化管理，實現(xiàn)社會資源共享。
2.加快科技檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)。首先，人的現(xiàn)代化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的前提。目前在檔案工作領(lǐng)域中，急需一批具備開拓、創(chuàng)新意識，政治思想素質(zhì)和道德素質(zhì)高，法制觀念強，專業(yè)知識和外語水平過硬，計算機技術(shù)、信息處理能力強的復(fù)合型人才。其次，管理現(xiàn)代化是檔案工作現(xiàn)代化的堅實基礎(chǔ)。要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，關(guān)鍵要解決“五個轉(zhuǎn)變”，即，一要從封閉式、半封閉式向開放式轉(zhuǎn)變;二要從傳統(tǒng)的手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變;三要從主要依靠行政手段管理檔案事務(wù)向依法管理檔案事務(wù)轉(zhuǎn)變;四要從以實體檔案的管理為主向?qū)嶓w檔案管理和虛擬檔案管理并重轉(zhuǎn)變;五是檔案人員要從檔案管理者向信息管理者轉(zhuǎn)變。另外，設(shè)備的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵?？萍紮n案工作需借助計算機加快現(xiàn)代化建設(shè)步伐，實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，提高工作效率。
3.增強科技檔案信息社會化服務(wù)功能?？萍紮n案工作是一項服務(wù)性工作，為科學(xué)技術(shù)工作服務(wù)是它賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。但是幾十年一貫的服務(wù)方式和手段與知識經(jīng)濟時代的科技工作需求相差甚遠(yuǎn)，跟不上科技發(fā)展的步伐，不能為社會各界提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。我國加入WTO后經(jīng)濟步伐不斷加快，檔案工作面臨著新的壓力和機遇。為此，檔案部門要順應(yīng)時展的需要，改變傳統(tǒng)的保管檔案的狹隘服務(wù)觀念，把要我服務(wù)變?yōu)槲乙?wù)，積極探討社會對科技檔案需求的規(guī)律，增強科技檔案服務(wù)工作的預(yù)見性和前瞻性，大力發(fā)揚與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的精神，勇于突破前人，突破自己，創(chuàng)新工作機制、管理手段和應(yīng)用技術(shù)，努力使高校農(nóng)業(yè)科技檔案信息為全面建設(shè)小康社會提供高效、高速、高質(zhì)量服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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2 高校農(nóng)業(yè)科技檔案的應(yīng)用與特點 唐銀娣; 劉莉 高等農(nóng)業(yè)教育2000.2