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大型儀器設備檔案管理是高校儀器設備管理工作的重要組成部分,是評價儀器技術性能的基本依據,是衡量儀器使用效率和效益的基礎,也是考核實驗人員專業(yè)技術水平的指標之一.加強對大型儀器設備檔案的管理不僅可以提高設備檔案質量,還有助于延長設備使用壽命、擴展設備使用功能、擴大設備使用范圍、開發(fā)新的實驗技術等[１].近年來,隨著國家對高等教育資源的大力投入,高校儀器設備的種類、數量和質量均有所提高.儀器設備資產的快速增長,也對儀器設備檔案的管理提出了更高的要求.因此,在“雙一流”建設的新時期和新形勢下,研究如何管好、用好大型儀器設備檔案資源是高校設備管理工作必須面對和思考的重要課題.

１學校近年來大型儀器設備情況

隨著國家對高等教育的大力投入,以及“２１１工程”和“９８５工程”的有效實施,高校儀器設備特別是大型儀器設備數量進入了快速增長期.以山東大學２０００年—２０１７年１０萬元以上大型儀器設備購置情況為例,大型儀器設備在數量和金額上呈逐年上升的趨勢(見圖１),截至２０１７年,我校單價１０萬元以上的大型儀器設備總量為２７６１臺件,總價值約１２億元,其中進口免稅大型儀器設備為１２７９臺件,總價值６億余元,與２０００年設備情況相比,設備總臺件數和總金額分別增長了１８倍和２６倍.高校大型儀器設備擁有量的迅速增長必然帶來檔案資料的同步增長,傳統(tǒng)儀器設備檔案模式已無法滿足高校“雙一流”建設發(fā)展的需求.通過研究大型儀器設備檔案創(chuàng)新管理策略,將“死”檔案變成“活”資源,不僅能有效提升檔案管理質量和管理效率,最大限度地利用好檔案資源,為高校大型儀器設備論證和儀器設備功能開發(fā)提供科學的數據支撐,還對提升高校整體資產管理水平具有極其重要的意義.

２大型儀器設備檔案管理現狀

(１)管理制度不健全,工作職能不明晰.科學有效的管理制度是設備檔案管理工作的基礎和保障.部分高校雖然在檔案的宏觀管控方面制定了相對完善的規(guī)章制度,但并未建立起針對大型儀器設備檔案的管理辦法.隨著高校大型儀器設備數量的增加和價值的增高,設備主管部門對設備購置和使用愈加重視,但卻忽略了大型設備檔案資源的價值優(yōu)勢和服務潛能.日常工作中隨著大型儀器設備的購置、建賬、維修、報廢等業(yè)務程序的開展,因缺乏完善的規(guī)章制度,造成設備檔案管理人員工作職能不明晰,工作流程不明確,材料收集不及時,在檔案業(yè)務鏈的產生環(huán)節(jié)無章可循、無據可依,對業(yè)務活動中形成的文字、數字、圖紙、聲像等各種載體的文件材料和配套的電子文檔存放無規(guī)范[２Ｇ４],設備檔案材料不完整.延伸到檔案資源使用環(huán)節(jié)便會造成檔案資料查詢困難、設備故障處理不及時、大型儀器設備重復購置等問題.(２)“信息孤島”嚴重,歸檔整理工作滯后.高校大型儀器設備具有種類多、數量大,且分布散的特點,使得大型儀器設備檔案的高效管理存在困難.大型儀器設備在整個生命周期的各個環(huán)節(jié)產生的大量信息以不同方式和形式分散保存在不同的部門中,雖然各部門都有自己的管理流程和管理方式,但由于部門之間缺乏高效的互聯信息渠道,造成“信息孤島”嚴重,使得大型儀器設備檔案的收集、分類、整理、編目和保存等基礎性工作嚴重滯后.信息化程度不高已經成為制約檔案管理、開放和利用的瓶頸,信息資源閉塞所產生的設備檔案資源利用率低、設備重復購置、檔案信息無法實時跟蹤管理、檔案數據統(tǒng)計不全和用戶借閱困難等諸多問題,不可避免地導致檔案管理缺乏時效性、科學性和高效性[１,５Ｇ６].(３)服務能力有限,綜合管理水平不高.當前部分高校的設備主管部門并沒有配備專職的檔案管理人員,兼職檔案管理人員在工作中積極性不高,責任感不強,檔案專業(yè)知識不足,專業(yè)服務能力有限,全程管理意識欠缺,缺乏自我主動學習的能力和對檔案資源利用的研究和探索[７Ｇ９].加之學校對大型設備檔案管理重視度不夠,沒有形成常態(tài)化的檔案業(yè)務培訓和技術交流活動,從而造成設備檔案管理人員對學校檔案政策解讀不準確,檔案歸存不精細,工作職責和內容不明晰,工作中無法正確把握設備全生命周期業(yè)務鏈中的關鍵性節(jié)點,致使一些具有保存價值的材料未能及時存儲,檔案管理工作不持續(xù)、不穩(wěn)定,人員流動性大且工作交接不清楚,難以形成良好的大型設備檔案管理和服務機制.(４)檔案成果不突出,共享使用效益差.目前大部分高校的大型儀器設備檔案管理僅停留在收集和整理階段,并沒有形成典型的檔案成果,學校在大型設備的采購、功能開發(fā)和利用、維修維護和保養(yǎng)等方面也并沒有充分發(fā)揮大型設備檔案資源的服務潛能.此外,檔案管理服務人員在完成基礎的檔案收集歸檔工作后,也并不重視檔案的宣傳推廣和深度開發(fā)利用工作[１０Ｇ１２],由此造成一方面用戶不了解現存設備檔案情況,如不清楚大型設備檔案歸檔內容,不了解大型設備檔案查詢和調閱方法,不確定哪些業(yè)務可以借助檔案資源提供數據和材料支撐;另一方面檔案管理流于形式,未能形成科學的管理體制和業(yè)務聯動機制,也沒有形成大型設備檔案管理理論和成果使用模式,管理理念和管理方式落后,無法與新時期高校教育事業(yè)發(fā)展需求相適應.

３提高大型儀器設備檔案管理水平的策略

３．１實施“項目制”管理,完善檔案管理制度體系

大型儀器設備檔案借助“項目制”管理,聯動相關部門,推行設備管理專家委員會制和首席責任制.專家委員會負責檔案建設規(guī)劃、功能定位和管理機制制定,同時參與重大科研基礎設施和大型儀器設備購置論證.各協同部門首席責任人負責指導設備檔案管理人員隊伍建設、制定培訓方案、組織對外交流活動等.通過“項目制”管理對大型儀器設備檔案專項建設、跨部門協作打破部門壁壘,提升管理水平和溝通效率.２０１８年學校以完善“山東大學大型儀器設備管理辦法”為切入點,結合新形勢下資產管理模式和“放管服”要求,完善了大型儀器設備檔案管理制度體系.不僅明確了大型儀器設備檔案管理組織體系,建立起主管部門和二級單位的聯動工作機制,還明確了大型儀器設備檔案歸檔原則和范圍,通過線上和線下相結合形式規(guī)范管理,確保儀器設備檔案建設和管理始終支持和配合“雙一流”建設發(fā)展方向.

３．２構建“全生命周期”管理平臺,優(yōu)化檔案管理工具

２０１８年學校以用戶需求為路標,聚焦問題,再造流程,構建了集成大型儀器設備檔案的全生命周期資產管理服務信息系統(tǒng),并借助移動互聯技術完成了計算機網頁系統(tǒng)與手機微信公眾號的實時聯動,系統(tǒng)可根據采購設備價值自動判斷儀器設備歸檔范圍,聯動大型儀器設備全生命周期的上下游鏈條的各業(yè)務子模塊,將大型儀器設備電子檔案信息自動進行存儲、統(tǒng)計,實現了大型儀器設備檔案的全生命周期管理,圖２所示為全生命周期視域下大型儀器設備檔案目錄.設備檔案資源可存儲在檔案管理模塊中供相關業(yè)務人員隨時調閱、即時共享.

３．３借助“互聯網＋”技術,推進檔案管理智能化

在國家積極推進“互聯網＋”戰(zhàn)略背景下,大型設備檔案管理通過“互聯網＋移動互聯”技術,以移動客戶端(App)和微信公眾號等形式向用戶提供多元化的在線服務渠道,讓用戶能隨時獲取設備檔案資訊,增加用戶對大型設備檔案的認知度;采用“互聯網＋信息系統(tǒng)”,將大型儀器設備檔案業(yè)務鏈的各個環(huán)節(jié)打通,把信息孤島連接起來,化解掉傳統(tǒng)的制約環(huán)節(jié),創(chuàng)建一個開放的生態(tài)體系,打破檔案管理人員在數據搜集匯總時的困境,對大型儀器設備全業(yè)務流程環(huán)節(jié)產生的信息進行自動匯總;利用“互聯網＋大數據”技術,建立檔案大數據輔助科學決策和智能化管理機制,在合理的時間對產生的檔案信息資源進行獲取、存儲、統(tǒng)計、分析和整理,進而利用大數據分析結果輔助領導決策的科學性和合理性,同時促進檔案管理的科學化、精準化和高效化[１３Ｇ１４].

３．４引入O２O服務模式,提升檔案管理服務效率

O２O服務模式(onlinetooffline,線上到線下)是基于互聯網思維并通過技術手段對服務體驗的一種創(chuàng)新,它將線上的技術性優(yōu)勢與線下的人性化服務有機融合,打破傳統(tǒng)的信息壁壘,優(yōu)化資源配置,最大程度地提升消費體驗,滿足用戶需求[１５].鑒于檔案唯一性和原始性的特殊屬性,使得檔案線下管理成為必然.借助檔案O２O管理模式(見圖３),把網絡優(yōu)勢與檔案服務工作有效結合起來,不僅可以節(jié)約人力和物力,還可有效提高檔案管理效率和使用率,改善檔案服務效果.線下服務作為整個檔案O２O服務的基礎,為保證線上檔案服務和線下檔案服務的有效聯動,應要求檔案管理人員持續(xù)加強培訓學習,不斷豐富線上服務渠道,提高線上需求反饋,使在線服務不流于形式;扎實線下服務基礎,提升線下服務能力,減少用戶現場等待時間[１６].借助O２O管理模式,優(yōu)化檔案服務理念,完善檔案服務方式,全面提升服務效能.

３．５聯動績效考評,激發(fā)檔案管理人員積極性

實踐證明,一切物質因素只有通過人的因素才能加以開發(fā)利用.大型儀器設備檔案信息化管理系統(tǒng)和線下檔案面對面的服務都離不開專業(yè)化的檔案管理人員.山東大學通過修訂大型儀器設備績效考評與激勵辦法,將檔案管理作為大型儀器設備管理考核的一項重要內容,考核結果不僅與人事職務職稱晉升掛鉤,還將作為實驗室先進集體和個人評選的重要參考指標,由此鼓勵設備管理人員積極、認真、負責地開展檔案管理工作,在調動其積極性的同時,促進管理人員主動提高自身業(yè)務水平,積極參加檔案業(yè)務培訓和交流,通過不斷的業(yè)務學習和經驗積累,提升大型儀器設備檔案管理綜合服務水平和服務質量.

４結語

大型儀器設備檔案是高校整個檔案工作的重要組成部分,是儀器設備管理的一項基礎性工作.大型儀器設備檔案的全生命周期管理涉及業(yè)務鏈多,參與人員分散,產生數據量大,搜集和歸檔時間跨度長.通過對現行大型儀器設備檔案管理存在的問題進行梳理,借助全生命周期和信息化管理思維提出相應的創(chuàng)新管理策略,有效推進高校大型儀器設備檔案管理水平現代化和檔案資源共享能力最大化.新形勢下,高校大型儀器設備檔案的管理應在繼續(xù)鞏固和提升檔案數字化和信息化建設的基礎上,不斷總結工作經驗,聚焦用戶需求,積極借助現代化的管理手段推廣好、管理好和使用好設備檔案資源,將高校大型儀器設備檔案的管理和服務水平推向新高度.

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作者:王文君 劉淑云 劉洪顏 單位:山東大學