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關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；利與弊；分析；
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統形式的管理模式，即拋棄紙質管理方式應用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現在越來越多的檔案數據被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。
一、電子檔案管理同傳統檔案管理的比較
電子檔案管理充分的體現了現代化元素的應用，例如應用電子信息技術等形式對數據進行存儲以及管理。在應用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質檔案資料的處理環節，可以利用網絡系統和一些專門的管理軟件進行數字化管理。電子檔案管理同傳統形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。
（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應用網絡把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統形式的紙質檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關部門，這些工作都是具有周期性質的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發放工作以及回收。
（二）管理方式不同。電子檔案管理應用電子編碼的技術，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。
（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發生老化以及變質的現象，一旦發生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現以上問題的主要措施就是應用安全備份等方式，并且聯合形成專門的文件管理部門，轉換文件的格式，將文件的格式統一轉換后進行存儲。而傳統檔案管理存儲只需要保持紙質的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環境卻提出了較高的要求。所以，傳統檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。
（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統檔案管理要先向有關的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優勢。電子檔案管理具有諸多的優勢。首先，應用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應用現代科學技術，例如應用數據傳輸技術，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數據做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應用。
（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應用了科學技術增添了現代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關的法律法規進行約束其工作行為，但是以現有的法律規定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應該深入的研究的內容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發生這種現象，就會引發文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發生老化或變質，造成無法讀取的現象。例如應用安全備份或云技術等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數據在進行傳輸的過程中或在實施共享的時候，對于數據的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術正在高速發展，給數據信息的傳送帶來便利的同時，也產生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數據過程中很容易對其安全性產生威脅，所以應該引起有關的管理人員的重視，并且加強防范，例如應用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復雜的程序環節，并且工作繁瑣，對于技術水平的要求較高，所以需要具備高素質能力的工作人員。
參考文獻：
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[4]董利紅.試析電子檔案和傳統檔案管理的異同點[J].陜西檔案，2015（02）.
[5]張承宇.基于QR碼水印的電子檔案管理系統的設計與開發[D].浙江理工大學，2013.
（一）開拓了學生接受思想政治教育的新渠道和新手段
在學生工作中，傳統的思想教育模式是報告會、演講、墻報、專刊、社會實踐及各種寓教于樂的校園文化活動。而在網絡時代，隨著大學生上網率的提升，教育的方式和手段更加多元化，如網上講座、BBS論壇、電子信箱、網上交談、紅色網站、熱線服務等等，學校這種形式的教育工作可以使更多的學生入腦、入心，影響更為廣泛。由于網絡具有雙向傳播的功能，可以有效地進行雙向溝通、避免單純說教，使得思想交流更平等、效果更理想，并且能夠使學生及時了解到國內外的信息和熱點問題，結合自身的學習，對這些熱點問題開展討論，不斷提高和豐富自己。
（二）提供了強大的信息服務，擴大學生的知識面
網絡與教育的聯姻是教育現代化的重要表現，網絡作為高新科技，其獨特功能與特點為大學生的成才提供了卓越的條件，對大學生具有積極的正面影響。而網絡教育具有的資源共享、雙向互動、合作交流的特點，使全球教育，雙向教育，開放教育成為可能，為大學生資料與信息的查找提供了一個強大的平臺。
（三）增進了大學生的主體意識，擴大了大學生的交往距離
大學生是社會中最活躍的群體，但其社會交往面仍然狹窄，基本上局限在校園這個象牙塔內。而互聯網的出現，徹底改變了大學生的人際交往模式。通過網絡交流，大學生可以接觸不同的文化、風俗、習慣，增強了文化的感悟，豐富了自己的人生。而強大的互動功能則為大學生參與社會生活、發表自己的意見提供了條件。
（四）更新了大學生的觀念和思想，加快了大學生對新事物的認識與接受
網絡有利于信息的傳播與交流，便捷了大學生們的生活，開闊了眼界，活潑了思想，促進了觀念的更新。它極大地刺激了大學生的創新意識、競爭意識和實效意識，落后、封閉、保守的觀念被他們拋棄。它也開辟了大學校園文化的新領域，使他們在道德觀念、生活態度、思維方式、行為模式、心理發展、價值取向等方面表現出新的發展與提升。
（五）加大了高校學生工作的針對性和實效性
在傳統的思想教育模式中，學生處于一種接受知識的地位，不利于學生思維的發揮，創新精神被排斥或限制。而在網絡環境下，網絡文化的強烈開放性和全球化、數字化、虛擬化等特點，使學生可以自由、平等地去體驗網絡文化帶給人們的新境界。學生由傳統的被動式接受知識的“灌輸”教育轉化為主動參與思想交流，贊成什么，反對什么，均可以在網上袒露無疑。這使學生工作者能夠獲得真實的思想信息，對于學生工作的研究及開展針對性和時效性教育提供了契機。二、網絡化對高校思想政治教育工作的不利方面
(一)容易導致教育效果下降
教育中，師生間的交流是雙向的。在網絡教育過程中，由于教師沒能對學生的疑問及時反饋，或不能根據學生的交互反饋進行及時有效的評價，因而對學生的交互活動缺乏有效控制。網絡教育能夠為學生認知發展創設良好的學習環境，卻缺乏對學生情感的關注。“唯理智教育傾向”顯現于網絡教育，智力獲得和智力訓練占據了網絡教育目標體系的中心位置，忽視了創設良好的教育情境去激發學生追求人文意義的興趣和激情。網絡教育在促進學生情感發展方面尚顯不足。網上冗余信息、垃圾信息、“黑、白、黃”信息等不良信息大量充斥。學生利用網絡進行游戲、聊天甚至從事有損于自己身心健康的活動就在所難免，這樣對教育教學無益反而有害。
(二)容易導致價值觀念偏移
網絡環境是一個沒有邊際的世界，各種不同思想文化、價值觀念在這里匯聚交織。西方發達國家欲建立“網絡霸主”壟斷信息的制造和傳播，竭力將自己的思想意識凌駕于世界之上。這種斗爭雖然不像真槍實彈那樣為每個人所感覺，但它可以通過網絡傳播改變人們的思想。因此，在網絡環境中，應重視年輕人受西方價值觀念影響的問題。
(三)容易導致道德法律觀念的淡化
由于網絡環境還沒有形成系統的法律規范，因此，網上行為主要取決網絡使用者的自覺和道德責任感。再加上網絡行為具有虛擬性的特點，約束不力，會造成道德責任的削弱和自由意識的泛濫。
(四)容易導致思維方式的漸變
從思維模式上看，書刊造就了人們發達的想象和邏輯思維能力，而網絡媒介則使人的形象思維能力發達，想象和邏輯思維能力較差。網絡環境具有高度的綜合性，超越簡單文字或靜態圖像的桎梏。然而，信息的高度圖像化往往會導致青少年漸漸忽視思考、追問本質的思維方式，它的形象化傾向會誘導他們用“看”的方式而不是“想”的方式來認識世界，它會使人們過多地依賴信息而忽視實踐，這在一定程度上妨礙了年輕人整體素質的提高。
(五)容易導致生活方式改變
年輕人可以從網絡環境中獲取所需要的大量信息，這種極大的方便，似乎令人感覺只要有了網絡，足不出戶便擁有了一切，從而沉迷于個人小天地，變得“閉關自守”起來。網格環境可以加劇年輕人的自我封閉，造成人際關系的淡漠，使得人與人之間面對面交往的機會減少，久而久之，使人產生非社會化的傾向，容易導致交往能力下降，造成人際情感逐漸萎縮淡化。
在網絡化時代，高校思想政治教育工作面臨許多新情況、新問題，同時也面臨新的發展機遇和嚴峻挑戰。因此，我們必須認真研究網絡環境下高校思想政治工作的特點和規律，努力讓社會主義精神文明去占領網絡文化的陣地，切實做好大學生思想政治教育進網絡的工作。今天，伴隨著知識經濟時代的來臨，關起門來進行德育教育的時代已經過去，代之而起的應該是開放的德育觀念，既要加強對網絡的管理又要加強對學生的正面引導；既要增強教育對象對多種意識形態、多元價值取向的辨別能力，又要使他們在多元價值觀念中保持必要的張力，堅持正確的價值導向。
[摘要]網絡已經引起了人們思想方式、生活方式、社會行為等各方面的顯著變化，特別是對高校思想政治教育產生了更為強烈和深刻的影響。本文論述了正確認識網絡給高校思想政治教育工作帶來的利與弊，為做好當前高校思想政治工作打下堅實的基礎這一問題。
[關健詞]網絡高校思想政治教育工作利與弊
近年來，網絡以其交互性、開放性、及時性、平等性等特點和優勢，深受高校廣大師生的喜愛。作為信息傳播的第四媒體，互聯網對高校師生的行為模式、價值取向、政治態度、心理發展和道德法制觀念產生了深刻的影響，“網絡化”也是高校信息技術資源的發展趨勢和目標建設。然而在當前，網絡管理還存在諸多不完善、不成熟之處，網絡社會的法律道德秩序亟待構建和規范，我們必須清醒地認識到“網絡化”對當前高校思想政治工作帶來的深遠影響，既有其積極的一面，又有消極的一面。
參考文獻：
［關鍵詞］ 檔案信息化； 管理； 信息資源
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 042
［中圖分類號］ Q275 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）06- 0089- 02
隨著改革開放的深入和國家政治、經濟的發展，檔案與檔案工作的重要性得到了人們的認可，檔案工作的地位也得到了極大的提高。檔案信息是國家重要的信息資源，隨著國家信息化戰略的提出，檔案信息化不僅是適應國家信息化戰略的必然趨勢，也是全面提升檔案工作為社會更好服務的必然要求。在國家制定2006－2020年國家信息化戰略中，特意把信息安全列入到構建和完善因素之中，可見信息安全已經成為不可忽視的重要的研究課題，同樣也適用于檔案信息化建設中，因此，構建檔案信息化安全體系就具有必要性。
1 基礎設施安全體系的構建
檔案信息化基礎設施建設是檔案信息化的基礎和前提，也是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的前提和基礎，并制約著檔案信息化建設的發展水平。與檔案信息化建設一樣，檔案信息化安全體系建設也應從基礎設施安全體系建設入手。
1．1 硬件設施安全體系建設
檔案信息化硬件基礎可以用信息化經費投入總量占檔案館經費比例、人均計算機擁有量、數字化設備的數量、存儲設備的數量、數據遷移和備份設備的數量等指標來衡量。檔案信息化硬件設施安全主要體現在通信線路的安全、物理設備的安全與容災能力、抗干擾能力與設備的運行環境等方面。因此，構建檔案信息化硬件設施安全體系要從上述安全因素出發，主要包括以下兩個方面：
（1） 具有防自然界非確定因素安全體系。自然破環屬于不可抗力，只可預防不可阻止。信息化時代導致微電子網路設備和硬件設備得到普遍應用，也易遭受雷擊影響，所以，檔案館或機構應具有綜合防雷方案，以備不時之需。綜合防雷方案包括直擊雷的防護和感應雷的防護，以防止潛在風險。除此之外，電子文件安全防護設備除具有調溫、調濕、防水、防盜、防光、防蟲等功能外，還應具備防磁、防磨損等能力，以確保檔案信息化信息安全。
（2） 計算機機房環境控制體系。適宜的溫濕度不僅能夠保證機房安全，也能延長計算機壽命。本文結合其相關資料，把計算機機房環境指標分為溫度、濕度、照明、噪聲等因素，按照不同的標準分為A、B、C三級。檔案信息化主服務器環境至少要達到B級標準，甚至有條件的話要達到A級標準，以達到計算機硬件設施安全。
1．2 網絡環境安全體系建設
檔案信息化網絡環境指標可以用館內計算機上網比例、網絡性能、網絡建設水平、政務網建設水平和公眾網建設水平等指標來衡量。檔案信息化網絡環境安全體系建設主要體現在網絡安全通訊、網絡資源的訪問控制、數據加密、遠程接入的安全、路由系統的安全、偵測非法入侵和網絡設施防病毒等。結合檔案信息化網絡安全體系安全因素，檔案信息化網絡環境安全體系建設包括以下兩個方面：
（1） 全網數據安全備份體系。對數據進行備份是為了保證數據的安全，消除系統使用者和操作者的后顧之憂。信息技術的發展促使檔案信息化的發展，也導致檔案數據業務量的增加。數據備份體系一直是預防災難、保證檔案信息化信息安全的一種手段。檔案信息化中信息不僅包括主服務器上的信息，而且包括網絡節點上的信息，所以，數據備份不僅要備份主服務器上的數據，而且也要備份節點上的信息，建立全網數據安全備份體系就成為檔案信息化安全體系建設的重要數據保障體系。我國浙江省舟山市檔案館在館內建立病毒入侵防御系統、雙機熱備與災難備份系統確保這些原生性檔案數據安全與使用就是數據備份的例證。
（2） 網絡設備安全體系。信息技術的發展由傳統的信息保密性向信息完整性、可用性、可控性等多方面發展。檔案信息化正是借助于先進信息技術，檔案信息化也由信息保密性向其他方面發展。除了在傳統信息技術注重系統本身防范外，還應在網絡出口配備防火墻設備。防火墻通常設置于某一臺作為網間連接器的服務器上，在內部網與其他網絡之間建立起一個安全網關，使訪問者無法直接存取內部網絡的資源，保護網絡資源免遭其他網絡使用者的擅用或侵入。檔案管理部門可以通在信息傳輸和存儲方面采用加密技術和身份認證技術等方式，對不斷變化的網絡安全做出及時的反應，以構建網絡設備安全體系。
2 標準規范安全體系的構建
檔案信息化標準規范建設是檔案信息化業務、技術應用和應用系統建設的規范，也是其核心能力與競爭力的體現。統一的標準規范建設不僅有利于檔案信息化的過程，而且有利于數字資源的長期保存與管理。檔案信息化標準規范建設不僅要對已經頒布的檔案信息化標準規范進行監督和指導，同時要制定符合檔案信息化的標準規范安全體系。檔案信息化標準規范建設可以用檔案信息化的政策支持力度、現有的檔案信息化標準和規范的應用和所制定檔案信息化標準規范總數及有效度來衡量。本文從檔案信息化標準規范的管理性、業務性和技術性3個方面建立檔案信息化標準規范安全體系。
2．1 管理標準規范安全體系
檔案信息化法律法規應覆蓋檔案信息化建設整個活動范圍，其管理標準規范主要體現在國家或地方機構對檔案信息化的政策支持力度。針對我國目前檔案信息化法規現狀，檔案信息化管理標準安全體系建設主要從以下幾個方面考慮：
（1） 國家的綜合性法律或檔案信息化管理法規，應結合當時的信息技術發展水平以及檔案信息化發展水平，及時對法律法規做出相應的修正或修改。
（2） 地方性法規應結合國家方針、政策，根據地方檔案管理特色以及地方檔案信息化現狀，對當地的檔案信息化法規做出有益的補充與修正，以達到保護檔案信息資源的目的。
2．2 業務標準規范安全體系
檔案信息化的最終目的是為了提高檔案工作的效率，其業務標準規范主要體現在國家或地方機構對檔案工作的專門性法規上。結合我國檔案信息化法規現狀，檔案信息化業務標準規范安全體系建設應包括以下幾個方面：
（1） 檔案信息化法規應該是檔案信息化活動的法律保障，檔案信息化法規應覆蓋檔案信息化活動的6個方面，因此，檔案信息化法規應具體、詳細地制定檔案信息化六方面具體的建設標準，并制定相應的信息安全標準，從法律上約束檔案信息化的信息行為。
（2） 檔案管理部門應制定檔案信息化工作專門性規范，提高檔案信息化法律的專指度和可操作性，否則，不同的工作模式和不同的標準就會導致檔案信息的通用性不強，不僅導致工作效率低下，也會對檔案信息安全造成不同程度的影響。
2．3 技術標準規范安全體系
檔案信息化是信息技術在檔案領域的應用。信息技術的應用使檔案信息載體形式、提供服務形式以及保管形式都發生變化，相應的技術標準規范約束有利于檔案信息化開展。結合我國檔案信息化技術標準規范體系現狀，我國檔案信息化技術標準規范安全體系建設應包括以下幾個方面的內容：
（1） 信息技術是一個不斷變化發展的過程，信息技術在檔案學的應用也是一個不斷變化的過程。檔案信息化技術標準規范安全體系建設應根據當時的信息技術條件，實時制定相應的檔案信息化技術標準規范。
（2） 檔案信息化技術標準不僅要結合信息技術行業標準，而且也要結合檔案信息化自身特征。信息技術的發展促使電子文件產生，但電子文件元數據的采集標準、電子文件數據的鑒定和保存標準、電子數據的長期保存標準缺乏相應的法律或法規規范就是很好的證明。
3 人才隊伍安全體系的構建
檔案信息化人才隊伍建設是檔案信息化的成功之本。信息技術的發展促使檔案信息化人才向復合型人才方向發展。檔案信息化人才隊伍建設影響檔案信息化建設的其他各要素。檔案信息化人才隊伍建設可以用人員構成和信息化培訓兩個主要指標來衡量。本文從人員構成和信息化培訓兩個因素來構建檔案信息化人才隊伍安全體系。
3．1 檔案信息化人員構成安全體系
信息技術促使檔案信息化人員結構的變化，檔案人員構成在檔案信息化影響下，應以檔案專業人才、計算機專業人才為基礎，以復合型人才為重點。檔案信息人員構成可以用信息化人才培養經費占檔案經費的比例、本科及以上學歷館員的比例、掌握專業信息技術的館員比例、專職從事信息化工作的比例等指標來衡量。檔案信息化人員構成安全體系建設可以從以下幾個方面來考慮：
（1） 加大培養具有計算機和檔案專業的復合型人才。信息技術的應用已經成為時展不可逆轉的潮流，檔案學作為信息專業，也應根據時代要求，增加信息技術的相應課程，適應檔案信息化的要求，做好人力上的準備，間接地維護檔案信息安全。
（2） 增強對高層次人才的培養。檔案信息化對檔案學人才提出了新的挑戰，高層次人才的培養不僅是檔案信息化的支柱，也為檔案信息化人才隊伍建設起到了推動作用。
3．2 檔案信息化人員信息化培訓體系
檔案信息化使檔案信息應用系統，檔案信息上網系統以及數字檔案館應用系統應運而生。檔案工作人員需要運用其應用系統進行檔案信息服務，所以就需要對檔案信息化人員進行信息化培訓。檔案信息化人員信息化培訓可以用管理層非信息化人員接受信息化的比例、非專業人員接受信息化培訓的比例以及非專業人員接受信息化培訓的時間等指標來衡量。檔案信息化人員信息化培訓體系包括：
（1） 新技術運用能力培訓體系。信息技術不僅使檔案信息管理系統產生，也使各種信息設備產生。檔案信息人員除了應熟練操作檔案信息軟件外，還應具有使用新型信息設備的能力。因此，檔案館或相關的檔案單位應該對工作人員進行信息技術運用能力的培訓，以減少人為操作失誤，維護檔案信息安全。
（2） 業務能力培訓體系。業務能力培訓目的是為了使檔案工作人員了解檔案工作程序、規范和操作方法。檔案部門要針對不同崗位人員的工作職責和素質要求，制定相應的培訓與教育方案，例如要加強職業道德教育和檔案管理基本理論、基本知識、基本技能教育，使他們掌握檔案工作程序、規范和操作方法；要根據新形勢的要求，從檔案管理工作的實際出發，進行現代化、信息化管理的基本知識教育和計算機應用能力的培訓，做到理論與實踐相結合，使檔案工作者具有運用檔案計算機管理軟件完成檔案存儲、編輯、檢索、利用等檔案管理工作的能力。只有檔案工作人員正確按照檔案工作程序、規范和操作方法去實施，才能從人力因素上杜絕人為安全因素的風險。
4 結 語
檔案信息化安全體系建設關系到檔案信息化建設事業的發展。如何構建一種全面、合理的檔案信息化安全體系，是目前檔案界比較關心的問題之一。檔案信息化安全體系涉及到計算機技術、網絡通信技術等技術因素，還涉及到管理因素、政策因素、人才因素等多種非技術因素。本文從以上角度出發，構建了檔案信息化安全體系。
主要參考文獻
［l］ 王朝陽． 檔案信息化管理的優勢及安全問題［J］． 華北水利水電學院學報，2006（l）：29－31．